Workflow van ontwerp tot RIP: waarom het wisselen van software uw drukkerij vertraagt

De echte bottleneck in de meeste drukkerijen is niet de printer.

Dat is een voor de hand liggende gedachte. Wanneer de productie achterop raakt, kijken veel drukkerijen meteen naar hun apparatuur. Ze vragen zich af of het tijd is om te investeren in een snellere printer, een extra snijmachine aan te schaffen of zelfs een extra productiemedewerker aan te nemen.

Maar voor veel reclamebureaus en aanbieders van grootformaatdrukwerk doet de echte bottleneck zich al lang voordat de inkt het drukmateriaal raakt voor.

Dit gebeurt telkens wanneer iemand illustraties vanuit de ene toepassing exporteert, deze in een andere toepassing importeert, controleert of er steunkleuren ontbreken, snijpaden opnieuw aanmaakt, een andere versie van het bestand opslaat en ten slotte de opdracht naar de drukker stuurt.

Op zich duurt geen van die taken erg lang. Maar samen slokken ze elke week stilletjes uren op.

Als het in je winkel druk lijkt, maar de productiviteit maar niet lijkt te verbeteren, dan is je workflow van ontwerp tot RIP, en niet je hardware, zou de oorzaak kunnen zijn.

De verborgen kosten van het wisselen van software

Al jarenlang hebben veel drukkerijen hun workflow opgebouwd rond meerdere softwareprogramma’s. Een ontwerper maakt het ontwerp in één programma, exporteert het, opent een apart RIP-programma, controleert de productie-instellingen en stuurt de opdracht vervolgens naar de drukkerij. Als contoursnijden is betrokken, kan er een andere toepassing worden gebruikt voordat de taak is voltooid.

Het is een bekend proces, en voor veel bedrijven is het simpelweg “zoals we het altijd al hebben gedaan”.”

Het probleem is niet dat een bepaalde applicatie op zich slecht is. Sterker nog, veel daarvan zijn uitstekend in datgene waarvoor ze zijn ontworpen. Het probleem is wat er gebeurt tussen hen.

Elke export zorgt voor een extra bestand dat moet worden beheerd.

Elke import biedt weer een nieuwe kans dat er iets onverwacht verandert.

Bij elke overdracht moet iemand even stoppen, controleren en ervoor zorgen dat alles correct is overgedragen.

Soms werkt het. Soms ook niet. Hoe dan ook, elke extra stap zorgt voor extra weerstand in je productieproces.

Die wrijving komt zelden tot uiting op een werkbon, maar uit zich wel in overuren, vertragingen in de productieschema’s en medewerkers die kostbare tijd besteden aan het beheren van dossiers in plaats van aan het leveren van afgewerkt werk.

Hoe ziet “softwarehopping” er eigenlijk uit?

Het wisselen tussen verschillende softwareprogramma’s is niet één grote fout. Het zijn tientallen kleine onderbrekingen die de hele dag door plaatsvinden.

Een klant vraagt om één kleine tekstwijziging nadat het ontwerp al is geëxporteerd.

Een contourlijn wordt niet correct geïmporteerd.

Iemand drukt per ongeluk een oudere versie van het bestand af.

Een productieoperator moet nagaan of het PDF- of het AI-bestand de meest recente versie is.

Geen van deze problemen is rampzalig. Maar wanneer ze zich dagelijks herhaaldelijk voordoen bij tientallen taken, lopen de kosten op.

Voor een bedrijf dat 20 opdrachten per dag verwerkt, betekent zelfs 2–5 minuten extra bestandsverwerking per opdracht al 40–100 minuten niet-drukwerkgerelateerde werkzaamheden per dag. Als je dat vermenigvuldigt met een hele week, maand of jaar, lopen de kosten aanzienlijk op.

Vijf tekenen dat je ontwerp-naar-RIP-workflow je geld kost

Niet elke inefficiënte werkwijze is meteen duidelijk. Hier volgen vijf aanwijzingen dat uw huidige proces de productie mogelijk vertraagt zonder dat u zich daarvan bewust bent.

1. Elke opdracht begint met een export

Het exporteren van bestanden is in veel drukkerijen inmiddels een vanzelfsprekendheid geworden.

Ontwerp.

Exporteren.

Importeren.

Herhaal.

Het probleem is dat elk geëxporteerd bestand weer een nieuwe versie oplevert die moet worden beheerd.

Welk bestand bevat de meest recente aanpassingen van de klant? Welk bestand bevat de gecorrigeerde contouruitsnede? Welk bestand is daadwerkelijk naar de productie gestuurd? In plaats van zich op de productie te concentreren, besteedt uw team kostbare tijd aan het controleren of ze wel het juiste bestand openen.

2. De productie wordt vaak onderbroken om vragen te stellen

Hoe vaak hoor je dit soort vragen?

“Kun je het ontwerp nog eens sturen?”

“Het gesneden pad wordt niet weergegeven.”

“Zijn de steunkleuren goed uitgekomen?”

“Welke versie moet ik afdrukken?”

Deze onderbrekingen komen zelden voor omdat medewerkers onvoldoende bekwaam zijn. Ze ontstaan doordat informatie versnipperd raakt wanneer bestanden tussen verschillende applicaties worden verplaatst. Elke onderbreking breekt het werkritme, vertraagt de productie en haalt iemand weg van ander werk.

3. Simpele aanpassingen op verzoek van klanten worden grotere klussen dan ze zouden moeten zijn

Klanten vragen zelden om ingrijpende wijzigingen. Meestal willen ze dat een telefoonnummer wordt bijgewerkt, dat een logo wordt aangepast, dat een spelfout wordt gecorrigeerd of dat de achtergrondkleur wordt gewijzigd. Dit zouden snelle aanpassingen moeten zijn.

In plaats daarvan moeten ze vaak het oorspronkelijke ontwerp opnieuw openen, een nieuw productiebestand exporteren, dit opnieuw in de RIP importeren, de instellingen controleren, de bestaande opdracht vervangen en ervoor zorgen dat er tijdens dit proces verder niets is veranderd.

Een klantverzoek van twee minuten verandert plotseling in een productietaken van tien minuten.

4. Je team besteedt meer tijd aan het beheren van bestanden dan aan het maken van afbeeldingen

Stel jezelf eens een eenvoudige vraag:

Hoeveel versies van het gemiddelde klantdossier zijn er voordat de opdracht wordt verzonden?

Inheemse kunstwerken.

Productie-PDF.

Back-up.

Herziene PDF.

Definitieve PDF.

Definitieve definitieve PDF.

Elk dubbel bestand vergroot de kans dat iemand met verouderd beeldmateriaal werkt. Goede organisatiesystemen kunnen hierbij helpen, maar de meest efficiënte werkprocessen voorkomen in de eerste plaats dat er onnodige dubbele bestanden ontstaan.

5. Je software voelt aan alsof het uit afzonderlijke afdelingen bestaat

Wanneer uw ontwerpsoftware, RIP-software en productietools allemaal afzonderlijk werken, moet elke opdracht meerdere digitale overdrachten doorlopen voordat deze voltooid is.

Elke overdracht brengt weer een extra risico op vertragingen, miscommunicatie of handmatige correcties met zich mee. Naarmate uw productievolume toeneemt, worden die kleine vertragingen steeds moeilijker te negeren.

Doe een workflow-audit van vijf minuten

Voordat u ervan uitgaat dat uw printers de productiviteit belemmeren, moet u uw workflow eens nader bekijken.

Stel jezelf de vraag:

• Door hoeveel softwaretoepassingen loopt een typische opdracht?
• Hoe vaak moeten bestanden worden geëxporteerd?
• Hoe vaak vragen exploitanten om bijgewerkte ontwerpen?
• Hoe vaak worden er aanpassingen door klanten aangebracht nadat de productiebestanden al zijn aangemaakt?
• Hoeveel tijd besteedt uw team aan het controleren van bestanden voordat ze worden afgedrukt?

Geen van deze vragen gaat over hardware. Ze gaan over de werkwijze.

Een geïntegreerde workflow van ontwerp tot RIP verandert meer dan alleen je software

Als mensen nadenken over het upgraden van software, richten ze zich vaak op de functies.

Kan het betere afbeeldingen produceren? Ondersteunt het meer printers? Is het kleurbeheer beter? Dat zijn allemaal belangrijke vragen, maar ze gaan voorbij aan iets dat nog waardevoller is: werkstroom.

Bij een geïntegreerde workflow van ontwerp tot RIP gaat het niet alleen om het vervangen van de ene applicatie door de andere. Het gaat erom het aantal beslissingen, overdrachten en repetitieve taken te verminderen dat nodig is om een opdracht af te ronden.

In plaats van ontwerpbestanden tussen verschillende applicaties heen en weer te verplaatsen, kan uw team zich volledig op de productie concentreren, vanaf het moment dat een klantbestand wordt geopend totdat de voltooide opdracht de printer en de snijmachine bereikt.

Dat betekent minder tijd besteden aan exporteren, minder tijd aan importeren, minder tijd aan het zoeken naar het juiste bestand, en minder kans op fouten die de productie vertragen.

Waar een geïntegreerde workflow het grootste verschil maakt

Elke drukkerij is anders, maar dezelfde knelpunten komen steeds weer voor.

Ontwerp en productie Blijf op de hoogte

Wanneer grafisch materiaal en productie in afzonderlijke applicaties worden beheerd, leidt elke wijziging tot een nieuwe reeks export- en importbewerkingen.

Door ontwerp en productie onder één dak te houden, worden die onnodige overgangen beperkt en wordt ervoor gezorgd dat het artwork dat wordt afgedrukt, overeenkomt met het artwork dat is goedgekeurd.

Afdruk- en snijopdrachten worden eenvoudiger

Bij ‘print-and-cut’-opdrachten zijn vaak extra instellingen, contourpaden en productiecontroles nodig. Een geïntegreerde workflow zorgt ervoor dat ontwerpelementen, snijpaden en productie-instellingen gedurende het hele proces bij elkaar blijven, in plaats van dat er op afzonderlijke applicaties moet worden vertrouwd om het bestand correct te interpreteren.

Die consistentie is vooral van groot belang wanneer opdrachten moeten worden aangepast of maanden later opnieuw worden gedrukt.

Minder tijd besteden aan het beheren van bestanden

Een van de minst productieve bezigheden in elke werkplaats is het zoeken naar dossiers.

Staat de nieuwste versie in de map ‘klanten’? Op de productiecomputer? Op iemands bureaublad?

Elke extra export zorgt voor nog meer verwarring. Door het aantal dubbele productiebestanden te verminderen, bespaar je niet alleen opslagruimte, maar ook mentale energie voor je team.

Snellere inwerking van nieuwe medewerkers

Ervaren medewerkers leren uiteindelijk alle tijdelijke oplossingen in een ingewikkelde werkstroom. Nieuwe medewerkers doen dat niet.

Hoe meer software ze moeten leren, hoe langer het duurt voordat ze volledig productief zijn. Door het productieproces te vereenvoudigen, kan de inwerktijd worden verkort en kunnen nieuwe teamleden sneller zelfvertrouwen opbouwen.

Traditionele workflow versus geïntegreerde workflow

Traditionele werkstroom	Geïntegreerde workflow
Ontwerp in één applicatie	Ontwerp en productie in één omgeving
Productiebestanden exporteren	Ga door met werken zonder herhaaldelijk te exporteren
Importeren in een aparte RIP	RIP rechtstreeks vanuit dezelfde workflow
Controleer de kleuren en snijpaden na het importeren	Zorg ervoor dat de productie-instellingen gedurende de gehele workflow behouden blijven
Meerdere versies van hetzelfde bestand beheren	Verminder dubbele bestanden en verwarring over versies
Herhaal dit proces na elke aanpassing door de klant	Breng wijzigingen aan en zet de productie efficiënter voort

Op zich klinkt geen van deze stappen bijzonder tijdrovend. Het verschil wordt pas duidelijk als ze elke dag tientallen keren worden herhaald.

SAi en Flexi zijn ontworpen met het oog op de workflow

Veel professionals in de drukkerijbranche weten Flexi vanwege de ontwerptools of de RIP-mogelijkheden. Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is hoe die mogelijkheden op elkaar aansluiten.

In plaats van ontwerp, RIP en productie te beschouwen als afzonderlijke fasen die door verschillende softwareprogramma’s worden afgehandeld, Flexi Complete brengt deze activiteiten samen in één enkele workflow. Ontwerpers kunnen ontwerpen maken en drukwerk voorbereiden, operators kunnen de drukproductie beheren en opdrachten kunnen het proces doorlopen met minder bestandsuitwisselingen en minder dubbel werk.

Die geïntegreerde aanpak helpt veel van de kleine onderbrekingen te verminderen die de werkzaamheden vertragen:

• Minder geëxporteerde productiebestanden om te beheren
• Eenvoudigere afhandeling van print-en-snijopdrachten
• Ingebouwde productietools die het werk op gang houden
• Consistentere werkprocessen binnen je team
• Minder tijd kwijt aan het schakelen tussen applicaties

Het resultaat is niet zomaar een andere manier van ontwerpen. Het is een efficiëntere manier van produceren.

Efficiëntie betekent niet dat je sneller moet werken

Een van de grootste misvattingen in de productie is dat efficiëntie betekent dat je medewerkers vraagt om sneller te werken.

Dat is niet zo.

De meest productieve drukkerijen zitten niet per se vol met mensen die van de ene opdracht naar de andere haasten. In plaats daarvan hebben ze systemen opgezet die onnodig werk elimineren.

Wanneer operators niet hoeven te stoppen om bestanden te controleren…

Als ontwerpers niet na elke wijziging van de klant de exportbestanden opnieuw hoeven te maken…

Als de productie niet wordt verstoord door verwarring over versies…

Iedereen krijgt zo vanzelf meer werk gedaan. Het verbeteren van de werkstroom betekent niet dat je de druk op je team opvoert. Het gaat erom obstakels weg te nemen die er eigenlijk helemaal niet zouden mogen zijn.

Is het tijd om je workflow te herzien?

Als het in je winkel altijd druk is, maar de productie nooit lijkt bij te blijven, kijk dan eens goed naar wat er gebeurt voordat de printer aan de slag gaat.

Tel het aantal exportbewerkingen. Houd bij hoe vaak bestanden tussen applicaties worden verplaatst. Let erop hoe vaak iemand moet stoppen om een vraag te stellen over illustraties, snijpaden of bestandsversies.

Misschien kom je erachter dat je grootste kans niet ligt in het aanschaffen van snellere apparatuur, maar in het vereenvoudigen van het traject tussen ontwerp en productie. Een geïntegreerde workflow van ontwerp tot RIP helpt onnodige stappen te verminderen, onderbrekingen tot een minimum te beperken en het werk met meer consistentie van de goedkeuring door de klant naar het eindproduct te laten verlopen.

Na honderden opdrachten leiden die kleine verbeteringen samen tot iets waar elke drukkerij meer van wil: tijd.

Afsluitende gedachten

Veel softwarebedrijven hebben het over functies. Het is echter zinvoller om het te hebben over wrijving.

Elke extra klik, elke export, import en bestandscontrole zorgt voor een klein beetje extra rompslomp in je dag. Bij één opdracht maakt dat nauwelijks uit. Maar bij honderden opdrachten wordt het een meetbare kostenpost voor je bedrijf.

De bedrijven die gestaag groeien, zijn niet altijd de bedrijven met de nieuwste apparatuur. Meestal zijn het juist de bedrijven die een workflow hebben opgezet van ontwerp tot RIP, waardoor bekwame medewerkers hun werk optimaal kunnen doen zonder onnodige onderbrekingen.

Als je je huidige productieproces onder de loep neemt, vergelijk dan niet alleen de functies van de software. Vergelijk ook de werkprocessen.

Want zelfs de snelste printer ter wereld kan de tijd die al verloren is gegaan voordat de opdracht bij hem terechtkomt, niet meer goedmaken.

Ervaar zelf het verschil dat een geïntegreerde workflow van ontwerp tot RIP kan maken. Start uw gratis proefperiode van 7 dagen van Flexi Complete vandaag.