Flujo de trabajo «del diseño al RIP»: por qué el cambio constante de programas ralentiza tu imprenta

El verdadero cuello de botella en la mayoría de las imprentas no es la impresora.

Es fácil llegar a esa conclusión. Cuando la producción se retrasa, muchas imprentas se fijan inmediatamente en su maquinaria. Se preguntan si ha llegado el momento de invertir en una impresora más rápida, añadir otra cortadora o incluso contratar a otro empleado de producción.

Sin embargo, para muchos talleres de rotulación y proveedores de impresión de gran formato, el verdadero cuello de botella se produce mucho antes de que la tinta llegue al soporte.

Esto ocurre cada vez que alguien exporta un diseño desde una aplicación, lo importa a otra, comprueba si faltan colores planos, vuelve a crear los trazados de corte, guarda otra versión del archivo y, por último, envía el trabajo a imprenta.

Ninguna de esas tareas lleva mucho tiempo por sí sola. Pero, en conjunto, van sumando horas cada semana sin que nos demos cuenta.

Si tu tienda parece estar muy concurrida, pero la productividad nunca parece mejorar, tu flujo de trabajo desde el diseño hasta el RIP, y no tu hardware, podría ser la causa.

El coste oculto de cambiar constantemente de software

Durante años, muchas imprentas han organizado su flujo de trabajo en torno a varias aplicaciones de software. Un diseñador crea el diseño en un programa, lo exporta, abre otro programa RIP, comprueba los parámetros de producción y, a continuación, envía el trabajo a imprenta. Si corte de contorno Si hay otra aplicación implicada, es posible que se utilice otra aplicación antes de que finalice el trabajo.

Es un proceso que nos resulta familiar y, para muchas empresas, es simplemente “como siempre lo hemos hecho”.”

El problema no es que ninguna aplicación en concreto sea mala. De hecho, muchas son excelentes en lo que se proponen hacer. El problema es lo que ocurre entre ellos.

Cada exportación genera un archivo más que gestionar.

Cada importación supone una nueva posibilidad de que algo cambie de forma inesperada.

Cada traspaso requiere que alguien se detenga, compruebe y se asegure de que todo se ha transferido correctamente.

A veces funciona. A veces no. En cualquier caso, cada paso adicional supone un obstáculo para tu proceso de producción.

Esa fricción rara vez se refleja en una hoja de trabajo, pero sí se nota en las horas extras, en los retrasos en los plazos de producción y en el hecho de que los empleados dediquen un tiempo valioso a gestionar archivos en lugar de producir trabajo acabado.

¿En qué consiste realmente el “salto de software”?

El «salto de programa» no es un error grave. Se trata de docenas de pequeñas interrupciones que se producen a lo largo del día.

Un cliente solicita un pequeño cambio en el texto después de que ya se haya exportado el diseño.

Una línea de corte de contorno no se importa correctamente.

Alguien imprime por error una versión anterior del archivo.

Un operador de producción debe averiguar si el archivo PDF o el AI es la última versión.

Ninguno de estos problemas es catastrófico. Pero cuando se repiten una y otra vez en docenas de trabajos cada día, acaban saliendo caros.

Para un taller que produce 20 trabajos al día, incluso entre 2 y 5 minutos adicionales de gestión de archivos por trabajo suponen entre 40 y 100 minutos de trabajo no relacionado con la impresión cada día. Si multiplicamos esa cifra por una semana, un mes o un año completos, el coste se vuelve mucho más significativo.

Cinco señales de que tu flujo de trabajo «del diseño al RIP» te está costando dinero

No todos los flujos de trabajo ineficientes son evidentes. A continuación te presentamos cinco indicios de que tu proceso actual podría estar ralentizando la producción sin que te des cuenta.

1. Cada trabajo empieza con una exportación

La exportación de archivos se ha convertido en algo habitual en muchos talleres de impresión.

Diseño.

Exportar.

Importar.

Repite.

El problema es que cada archivo exportado genera otra versión que hay que gestionar.

¿Qué archivo contiene las últimas revisiones del cliente? ¿Cuál tiene el corte de contorno corregido? ¿Cuál se envió realmente a producción? En lugar de centrarse en la producción, tu equipo dedica un tiempo valioso a asegurarse de que está abriendo el archivo correcto.

2. La producción se detiene con frecuencia para hacer preguntas

¿Con qué frecuencia oyes preguntas como estas?

“¿Podrías volver a enviarme el material gráfico?”

“No se ve la ruta de corte”.”

“¿Se han reproducido bien los colores planos?”

“¿Qué versión debo imprimir?”

Estas interrupciones rara vez se deben a que los empleados no estén cualificados. Se producen porque la información queda fragmentada al pasar los archivos de una aplicación a otra. Cada interrupción rompe el ritmo de trabajo, retrasa la producción y aleja a alguien de otras tareas.

3. Los cambios sencillos solicitados por los clientes se convierten en trabajos más grandes de lo que deberían ser

Los clientes rara vez solicitan modificaciones importantes. Lo más habitual es que quieran actualizar un número de teléfono, cambiar el tamaño de un logotipo, corregir un error ortográfico o cambiar el color de fondo. Estas modificaciones deberían ser rápidas.

En cambio, a menudo es necesario volver a abrir el diseño original, exportar un nuevo archivo de producción, importarlo de nuevo al RIP, comprobar la configuración, sustituir el trabajo existente y asegurarse de que nada más haya cambiado durante el proceso.

Una solicitud de un cliente que debería llevar dos minutos se convierte de repente en una tarea de producción de diez minutos.

4. Tu equipo dedica más tiempo a gestionar archivos que a crear gráficos

Hazte una pregunta muy sencilla:

¿Cuántas versiones del expediente del cliente medio existen antes de que se envíe el encargo?

Obras de arte indígenas.

PDF de producción.

Copia de seguridad.

PDF revisado.

PDF definitivo.

PDF definitivo-definitivo.

Cada archivo duplicado aumenta la probabilidad de que alguien trabaje con material gráfico obsoleto. Unos buenos sistemas de organización pueden ayudar, pero los flujos de trabajo más eficientes reducen, desde el principio, la duplicación innecesaria de archivos.

5. Tu software da la sensación de estar dividido en departamentos independientes

Cuando el software de diseño, el software RIP y las herramientas de producción funcionan de forma independiente, cada trabajo tiene que pasar por múltiples traspasos digitales antes de completarse.

Cada traspaso supone una nueva posibilidad de que se produzcan retrasos, malentendidos o correcciones manuales. A medida que aumenta el volumen de producción, esos pequeños retrasos se vuelven cada vez más difíciles de ignorar.

Haz una revisión de tus procesos de trabajo en cinco minutos

Antes de dar por hecho que tus impresoras están limitando la productividad, analiza con más detalle tu flujo de trabajo.

Pregúntate:

• ¿Por cuántas aplicaciones de software pasa un trabajo típico?
• ¿Con qué frecuencia hay que exportar los archivos?
• ¿Con qué frecuencia solicitan los operadores material gráfico actualizado?
• ¿Con qué frecuencia se realizan modificaciones solicitadas por los clientes una vez que ya se han creado los archivos de producción?
• ¿Cuánto tiempo dedica tu equipo a revisar los archivos antes de imprimirlos?

Ninguna de estas preguntas tiene que ver con el hardware. Se refieren al flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo integrado, desde el diseño hasta el RIP, cambia mucho más que tu software

Cuando la gente piensa en actualizar un programa, suele centrarse en las funciones.

¿Es capaz de generar mejores gráficos? ¿Es compatible con más impresoras? ¿Ofrece una mejor gestión del color? Todas esas son preguntas importantes, pero pasan por alto algo aún más valioso: flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo integrado desde el diseño hasta el RIP no consiste simplemente en sustituir una aplicación por otra. Se trata de reducir el número de decisiones, traspasos y tareas repetitivas necesarias para entregar un trabajo.

En lugar de tener que pasar los archivos de diseño de una aplicación a otra, tu equipo puede centrarse en la producción desde el momento en que se abre el archivo del cliente hasta que el trabajo terminado llega a la impresora y a la cortadora.

Eso significa que menos tiempo exportando, menos tiempo importando, menos tiempo buscando el archivo correcto y menos posibilidades de cometer errores que ralenticen la producción.

Dónde un flujo de trabajo integrado marca la mayor diferencia

Cada imprenta es diferente, pero los mismos cuellos de botella se repiten una y otra vez.

Diseño y producción. Mantente conectado

Cuando el diseño gráfico y la producción se gestionan en aplicaciones distintas, cada cambio conlleva un nuevo proceso de exportación e importación.

Mantener el diseño y la producción en una misma fase reduce esas transiciones innecesarias y ayuda a garantizar que el material gráfico que se imprime sea el mismo que se aprobó.

Los trabajos de «imprimir y recortar» se simplifican

Los trabajos de impresión y corte suelen implicar una configuración adicional, trazados de contorno y comprobaciones de producción. Un flujo de trabajo integrado permite mantener juntos los elementos de diseño, los trazados de corte y los ajustes de producción a lo largo de todo el proceso, en lugar de tener que recurrir a aplicaciones independientes para interpretar correctamente el archivo.

Esa coherencia resulta especialmente valiosa cuando los trabajos necesitan revisiones o se reimprimen meses más tarde.

Menos tiempo dedicado a gestionar archivos

Una de las actividades menos productivas en cualquier taller es buscar archivos.

¿Está la última versión en la carpeta del cliente? ¿En el ordenador de producción? ¿En el escritorio de alguien?

Cada exportación adicional supone un motivo más de confusión. Reducir los archivos de producción duplicados no solo ahorra espacio de almacenamiento, sino que también ahorra esfuerzo mental a tu equipo.

Incorporación más rápida de los nuevos empleados

Los operarios con experiencia acaban aprendiendo todos los trucos de un flujo de trabajo complicado. Los nuevos empleados, no.

Cuanto más software tengan que aprender, más tiempo tardarán en alcanzar su plena productividad. Simplificar el proceso de producción puede acortar el tiempo de formación y ayudar a los nuevos miembros del equipo a ganar confianza más rápidamente.

Flujo de trabajo tradicional frente a flujo de trabajo integrado

Flujo de trabajo tradicional	Flujo de trabajo integrado
Diseño en una sola aplicación	Diseño y producción en un mismo entorno
Exportar archivos de producción	Sigue trabajando sin tener que exportar repetidamente
Importar a un RIP independiente	RIP directamente desde el mismo flujo de trabajo
Comprueba los colores y las rutas de corte tras la importación	Mantener la configuración de producción a lo largo de todo el flujo de trabajo
Gestionar varias versiones del mismo archivo	Reducir los archivos duplicados y la confusión entre versiones
Repite el proceso después de cada revisión del cliente.	Realiza cambios y continúa con la producción de forma más eficiente

Ninguno de estos pasos parece, por sí solo, que requiera mucho tiempo. La diferencia se hace evidente cuando se repiten docenas de veces al día.

SAi y Flexi se diseñaron en torno al flujo de trabajo

Muchos profesionales del sector de la impresión saben que Flexi por sus herramientas de diseño o sus capacidades RIP. Lo que a menudo se pasa por alto es cómo se complementan esas capacidades.

En lugar de considerar el diseño, el RIP y la producción como fases independientes gestionadas por distintos programas, Flexi Complete las integra en un único flujo de trabajo. Los diseñadores pueden crear y preparar las maquetaciones, los operadores pueden gestionar la producción de impresión y los trabajos pueden avanzar a lo largo del proceso con menos traspasos de archivos y menos duplicidades.

Ese enfoque integrado contribuye a reducir muchas de las pequeñas interrupciones que ralentizan el trabajo en los talleres:

• Menos archivos de producción exportados que gestionar
• Manejo más sencillo de los trabajos de impresión y corte
• Herramientas de producción integradas que garantizan la continuidad del trabajo
• Flujos de trabajo más coherentes en todo el equipo
• Menos tiempo dedicado a cambiar de una aplicación a otra

El resultado no es simplemente una forma diferente de diseñar. Es una forma más eficiente de producir.

La eficiencia no consiste en trabajar más rápido

Uno de los mayores errores en materia de producción es pensar que la eficiencia consiste en pedir a los empleados que trabajen más rápido.

No es así.

Las imprentas más productivas no son necesariamente aquellas en las que todo el mundo va de un trabajo a otro a toda prisa. Por el contrario, han creado sistemas que eliminan el trabajo innecesario.

Cuando los operadores no tienen que detenerse a comprobar los archivos…

Cuando los diseñadores no tienen que volver a generar las exportaciones cada vez que el cliente realiza un cambio…

Cuando la producción no se ve interrumpida por confusiones con las versiones…

De forma natural, todo el mundo acaba haciendo más cosas. Mejorar el flujo de trabajo no consiste en aumentar la presión sobre tu equipo, sino en eliminar los obstáculos que, para empezar, no deberían existir.

¿Es hora de replantearse tu flujo de trabajo?

Si tu taller está siempre a rebosar, pero la producción nunca parece dar abasto, fíjate bien en lo que ocurre antes de que se ponga en marcha la impresora.

Cuenta el número de exportaciones. Haz un seguimiento de la frecuencia con la que los archivos se transfieren entre aplicaciones. Presta atención a la frecuencia con la que alguien tiene que interrumpir su trabajo para preguntar sobre el material gráfico, las rutas de corte o las versiones de los archivos.

Quizá descubras que tu mayor oportunidad no es comprar equipos más rápidos, sino simplificar el proceso entre el diseño y la producción. Un flujo de trabajo integrado desde el diseño hasta el RIP ayuda a reducir pasos innecesarios, minimizar las interrupciones y garantizar que el trabajo avance con mayor coherencia desde la aprobación del cliente hasta el producto final.

A lo largo de cientos de trabajos, esas pequeñas mejoras se suman para dar como resultado algo que toda imprenta desea tener en mayor medida: tiempo.

Reflexiones finales

Muchas empresas de software hablan de funcionalidades. La conversación más relevante gira en torno a fricción.

Cada clic, exportación, importación y verificación de archivos adicionales supone un pequeño obstáculo más en tu día a día. En un solo trabajo, apenas se nota. Pero cuando se trata de cientos de trabajos, se convierte en un coste cuantificable para tu empresa.

Las tiendas que crecen de forma constante no siempre son las que cuentan con los equipos más modernos. La mayoría de las veces, son aquellas que han creado un flujo de trabajo, desde el diseño hasta la impresión, que permite a los buenos profesionales dar lo mejor de sí mismos sin interrupciones innecesarias.

Si estás evaluando tu proceso de producción actual, no te limites a comparar las funciones del software. Compara los flujos de trabajo.

Porque ni siquiera la impresora más rápida del mundo puede recuperar el tiempo que ya se ha perdido antes de que el trabajo llegue a ella.

Descubre la diferencia que puede suponer un flujo de trabajo integrado desde el diseño hasta el RIP. Empieza tu prueba gratuita de 7 días de Flexi Complete hoy.