Fluxo de trabalho do design ao RIP: Por que a mudança constante de software está a atrasar a sua gráfica

O verdadeiro gargalo na maioria das gráficas não é a impressora.

É fácil chegar a essa conclusão. Quando a produção fica atrasada, muitas empresas de impressão olham imediatamente para o seu equipamento. Perguntam-se se será altura de investir numa impressora mais rápida, de adquirir mais uma cortadora ou até de contratar mais um colaborador para a produção.

No entanto, para muitas lojas de sinalética e prestadores de serviços de impressão de grande formato, o verdadeiro estrangulamento ocorre muito antes de a tinta chegar ao suporte.

Isto acontece sempre que alguém exporta um trabalho gráfico de uma aplicação, o importa para outra, verifica se faltam cores planas, recria os percursos de corte, guarda outra versão do ficheiro e, por fim, envia o trabalho para impressão.

Nenhuma dessas tarefas, por si só, demora muito tempo. Juntas, vão consumindo discretamente horas todas as semanas.

Se a sua loja parece estar movimentada, mas a produtividade parece nunca melhorar, a sua fluxo de trabalho do design até ao RIP, e não o seu hardware, pode ser a razão.

O custo oculto da mudança constante de software

Há anos que muitas gráficas organizam o seu fluxo de trabalho em torno de várias aplicações de software. Um designer cria o trabalho gráfico num programa, exporta-o, abre um software RIP distinto, verifica as definições de produção e, em seguida, envia o trabalho para impressão. Se corte de contorno Se for o caso, poderá ser utilizada outra aplicação antes de o trabalho estar concluído.

É um processo familiar e, para muitas empresas, é simplesmente “a forma como sempre o fizemos”.”

O problema não é que qualquer aplicação em particular seja má. Na verdade, muitas são excelentes naquilo para que foram concebidas. O problema é o que acontece entre eles.

Cada exportação cria mais um ficheiro para gerir.

Cada importação traz consigo mais uma oportunidade para que algo mude de forma inesperada.

Cada transferência exige que alguém pare, verifique e se certifique de que tudo foi transferido corretamente.

Às vezes funciona. Outras vezes, não. Seja como for, cada passo adicional aumenta a complexidade do seu processo de produção.

Esse atrito raramente aparece numa ficha de trabalho, mas manifesta-se nas horas extraordinárias, nos atrasos nos calendários de produção e no facto de os colaboradores passarem tempo valioso a gerir ficheiros em vez de produzirem trabalho acabado.

Como é, na verdade, o “software hopping”?

A alternância entre programas não é um erro grave. São dezenas de pequenas interrupções que ocorrem ao longo do dia.

Um cliente solicita uma pequena alteração no texto depois de a arte final já ter sido exportada.

Uma linha de corte de contorno não é importada corretamente.

Alguém imprime acidentalmente uma versão mais antiga do ficheiro.

Um operador de produção tem de verificar se o ficheiro PDF ou o ficheiro AI é a versão mais recente.

Nenhuma destas questões é catastrófica. Mas quando se repetem diariamente em dezenas de tarefas, acabam por sair caras.

Para uma gráfica que produz 20 trabalhos por dia, mesmo 2 a 5 minutos adicionais de tratamento de ficheiros por trabalho representam 40 a 100 minutos de trabalho não relacionado com a impressão todos os dias. Se multiplicarmos esse valor por uma semana, um mês ou um ano inteiro, o custo torna-se muito mais significativo.

Cinco sinais de que o seu fluxo de trabalho «do design ao RIP» lhe está a custar dinheiro

Nem todos os fluxos de trabalho ineficientes são evidentes. Aqui estão cinco indicadores de que o seu processo atual pode estar a atrasar a produção sem que se aperceba.

1. Todo o trabalho começa com uma exportação

A exportação de ficheiros tornou-se algo natural em muitas gráficas.

Design.

Exportar.

Importar.

Repete.

O problema é que cada ficheiro exportado cria mais uma versão que é preciso gerir.

Qual é o ficheiro que contém as revisões mais recentes do cliente? Qual é que tem o corte de contorno corrigido? Qual é que foi efetivamente enviado para produção? Em vez de se concentrar na produção, a sua equipa gasta tempo valioso a certificar-se de que está a abrir o ficheiro certo.

2. A produção é frequentemente interrompida para fazer perguntas

Com que frequência ouves perguntas como estas?

“Podes reenviar o material gráfico?”

“O percurso de corte não está a aparecer.”

“As cores especiais ficaram bem?”

“Que versão devo imprimir?”

Estas interrupções raramente ocorrem por falta de competências dos colaboradores. Ocorrem porque a informação fica fragmentada à medida que os ficheiros são transferidos entre diferentes aplicações. Cada interrupção quebra o ritmo de trabalho, atrasa a produção e afasta alguém de outras tarefas.

3. Pequenas alterações solicitadas pelos clientes acabam por se tornar trabalhos mais complexos do que deveriam ser

Os clientes raramente pedem revisões de grande envergadura. Na maioria das vezes, querem que se atualize um número de telefone, se altere o tamanho de um logótipo, se corrija um erro ortográfico ou se mude a cor de fundo. Estas devem ser edições rápidas.

Em vez disso, muitas vezes é necessário reabrir o desenho original, exportar um novo ficheiro de produção, importá-lo novamente para o RIP, verificar as definições, substituir o trabalho existente e certificar-se de que nada mais mudou durante o processo.

Um pedido de um cliente que deveria demorar dois minutos transforma-se, de repente, numa tarefa de produção de dez minutos.

4. A sua equipa dedica mais tempo à gestão de ficheiros do que à produção de elementos gráficos

Faz a ti próprio uma pergunta simples:

Quantas versões do ficheiro do cliente médio existem antes do envio do trabalho?

Obras de arte indígenas.

PDF de produção.

Cópia de segurança.

PDF revisto.

PDF final.

PDF final-final.

Cada ficheiro duplicado aumenta a probabilidade de alguém trabalhar com material gráfico desatualizado. Bons sistemas de organização podem ajudar, mas os fluxos de trabalho mais eficientes reduzem, desde o início, a duplicação desnecessária de ficheiros.

5. O seu software dá a sensação de que são departamentos distintos

Quando o software de design, o software RIP e as ferramentas de produção funcionam de forma independente, cada trabalho tem de passar por várias etapas de transferência digital antes de estar concluído.

Cada transferência de tarefas representa mais uma oportunidade para atrasos, falhas de comunicação ou correções manuais. À medida que o volume de produção aumenta, esses pequenos atrasos tornam-se cada vez mais difíceis de ignorar.

Faça uma auditoria ao seu fluxo de trabalho em cinco minutos

Antes de assumir que as suas impressoras estão a limitar a produtividade, analise com mais atenção o seu fluxo de trabalho.

Pergunta a ti mesmo:

• Por quantas aplicações de software passa um trabalho típico?
• Com que frequência é necessário exportar os ficheiros?
• Com que frequência é que os operadores pedem material gráfico atualizado?
• Com que frequência são feitas alterações solicitadas pelos clientes depois de os ficheiros de produção já terem sido criados?
• Quanto tempo é que a vossa equipa dedica à verificação de ficheiros antes da impressão?

Nenhuma destas questões diz respeito ao hardware. Dizem respeito ao fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho integrado, desde a conceção até ao RIP, muda mais do que apenas o seu software

Quando as pessoas pensam em atualizar software, costumam concentrar-se nas funcionalidades.

Será que consegue criar gráficos de melhor qualidade? Será que suporta mais impressoras? Será que a gestão de cores é melhor? Todas estas são questões importantes, mas ignoram algo ainda mais valioso: fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho integrado, desde a conceção até ao RIP, não se resume apenas a substituir uma aplicação por outra. Trata-se de reduzir o número de decisões, transferências de responsabilidades e tarefas repetitivas necessárias para concluir um trabalho.

Em vez de transferir os ficheiros gráficos entre aplicações diferentes, a sua equipa pode manter-se concentrada na produção desde o momento em que o ficheiro do cliente é aberto até que o trabalho concluído chegue à impressora e à cortadora.

Isso significa que menos tempo a exportar, menos tempo a importar, menos tempo a procurar o ficheiro certo e menos possibilidades de erros que atrasem a produção.

Onde um fluxo de trabalho integrado faz a maior diferença

Cada gráfica é diferente, mas os mesmos pontos de estrangulamento surgem repetidamente.

Conceção e Produção Mantenha-se a par das novidades

Quando o trabalho gráfico e a produção são geridos em aplicações distintas, cada alteração implica mais um ciclo de exportação e importação.

Manter o design e a produção em conjunto reduz essas transições desnecessárias e ajuda a garantir que o material gráfico a ser impresso é o mesmo que foi aprovado.

Os trabalhos de «imprimir e cortar» tornam-se mais simples

Os trabalhos de impressão e corte envolvem frequentemente configurações adicionais, percursos de contorno e verificações de produção. Um fluxo de trabalho integrado ajuda a manter os elementos de design, os percursos de corte e as definições de produção reunidos ao longo de todo o processo, em vez de depender de aplicações separadas para interpretar o ficheiro corretamente.

Essa consistência torna-se especialmente valiosa quando os trabalhos precisam de revisões ou são reimpressos meses mais tarde.

Menos tempo a gerir ficheiros

Uma das atividades menos produtivas em qualquer oficina é procurar ficheiros.

A versão mais recente está na pasta do cliente? No computador de produção? No computador de secretária de alguém?

Cada exportação adicional cria mais uma fonte de confusão. Reduzir a duplicação de ficheiros de produção não só poupa espaço de armazenamento, como também poupa energia mental à sua equipa.

Integração mais rápida dos novos colaboradores

Os operadores experientes acabam por aprender todos os truques de um fluxo de trabalho complexo. Os novos colaboradores, não.

Quanto mais software tiverem de aprender a utilizar, mais tempo demora até se tornarem totalmente produtivos. Simplificar o processo de produção pode reduzir o tempo de formação e ajudar os novos membros da equipa a ganharem confiança mais rapidamente.

Fluxo de trabalho tradicional vs. fluxo de trabalho integrado

Fluxo de trabalho tradicional	Fluxo de trabalho integrado
Conceção numa única aplicação	Conceção e produção num único ambiente
Exportar ficheiros de produção	Continuar a trabalhar sem ter de exportar repetidamente
Importar para um RIP separado	RIP diretamente a partir do mesmo fluxo de trabalho
Verificar as cores e os percursos de corte após a importação	Manter as definições de produção ao longo de todo o fluxo de trabalho
Gerir várias versões do mesmo ficheiro	Reduzir ficheiros duplicados e a confusão entre versões
Repita o processo após cada revisão do cliente	Efetue alterações e prossiga com a produção de forma mais eficiente

Nenhuma destas etapas parece, por si só, particularmente demorada. A diferença torna-se evidente quando são repetidas dezenas de vezes por dia.

O SAi e o Flexi foram concebidos em torno do fluxo de trabalho

Muitos profissionais da área da impressão sabem que Flexi devido às suas ferramentas de design ou às suas capacidades de RIP. O que muitas vezes é ignorado é como essas funcionalidades funcionam em conjunto.

Em vez de tratar o design, o RIP e a produção como fases distintas geridas por software diferente, Flexi Complete reúne-os num único fluxo de trabalho. Os designers podem conceber e preparar os arquivos gráficos, os operadores podem gerir a produção de impressão e os trabalhos podem avançar ao longo do processo com menos transferências de ficheiros e menos duplicações.

Essa abordagem integrada ajuda a reduzir muitas das pequenas interrupções que atrasam o funcionamento das lojas:

• Menos ficheiros de produção exportados para gerir
• Maior facilidade no tratamento de trabalhos de impressão e corte
• Ferramentas de produção integradas que mantêm o trabalho em andamento
• Fluxos de trabalho mais consistentes em toda a equipa
• Menos tempo gasto a alternar entre aplicações

O resultado não é apenas uma forma diferente de conceber. É uma forma mais eficiente de produzir.

A eficiência não tem a ver com trabalhar mais depressa

Um dos maiores equívocos na produção é pensar que eficiência significa pedir aos colaboradores que trabalhem mais depressa.

Não é assim.

As gráficas mais produtivas não são necessariamente aquelas onde as pessoas correm de trabalho em trabalho. Pelo contrário, criaram sistemas que eliminam o trabalho desnecessário.

Quando os operadores não têm de parar para verificar os ficheiros…

Quando os designers não têm de voltar a criar as exportações após cada alteração solicitada pelo cliente…

Quando a produção não é interrompida por confusões relacionadas com as versões…

Naturalmente, todos conseguem fazer mais. Melhorar o fluxo de trabalho não significa aumentar a pressão sobre a equipa. Trata-se, sim, de eliminar obstáculos que, para começar, nem sequer deveriam existir.

Será que está na hora de repensar o seu fluxo de trabalho?

Se a sua loja está constantemente cheia, mas a produção parece nunca conseguir acompanhar o ritmo, analise com mais atenção o que acontece antes de a impressora começar a funcionar.

Conte o número de exportações. Acompanhe a frequência com que os ficheiros são transferidos entre aplicações. Preste atenção à frequência com que alguém tem de interromper o trabalho para fazer perguntas sobre o material gráfico, os percursos de corte ou as versões dos ficheiros.

Poderá descobrir que a sua maior oportunidade não é adquirir equipamento mais rápido. Trata-se, sim, de simplificar o percurso entre o design e a produção. Um fluxo de trabalho integrado, desde o design até ao RIP, ajuda a reduzir etapas desnecessárias, a minimizar interrupções e a garantir que o trabalho avance, desde a aprovação do cliente até ao produto final, com maior consistência.

Ao longo de centenas de trabalhos, essas pequenas melhorias resultam naquilo que todas as gráficas desejam ter em maior quantidade: tempo.

Considerações finais

Muitas empresas de software falam sobre funcionalidades. A discussão mais relevante é sobre atrito.

Cada clique, exportação, importação e verificação de ficheiros adicionais acrescentam um pouco de atrito ao seu dia-a-dia. Num único trabalho, isso quase não faz diferença. Mas, ao longo de centenas de trabalhos, torna-se um custo mensurável para a sua empresa.

As lojas que crescem de forma consistente nem sempre são aquelas que dispõem do equipamento mais recente. Na maioria das vezes, são aquelas que criaram um fluxo de trabalho, desde a conceção até ao RIP, que permite que os bons profissionais façam o seu melhor trabalho sem interrupções desnecessárias.

Se estiver a avaliar o seu processo de produção atual, não se limite a comparar as funcionalidades do software. Compare os fluxos de trabalho.

Porque a impressora mais rápida do mundo não consegue recuperar o tempo que já se perdeu antes mesmo de o trabalho chegar até ela.

Descubra a diferença que um fluxo de trabalho integrado, desde o design até ao RIP, pode fazer. Comece o seu período de teste gratuito de 7 dias do Flexi Complete hoje.