Flusso di lavoro dalla progettazione al RIP: perché il continuo cambio di software sta rallentando la tua tipografia

Il vero collo di bottiglia nella maggior parte delle tipografie non è la stampante.

È un'ipotesi facile da formulare. Quando la produzione subisce un rallentamento, molte aziende di stampa pensano immediatamente alle proprie attrezzature. Si chiedono se sia il momento di investire in una stampante più veloce, di aggiungere un’altra taglierina o addirittura di assumere un altro addetto alla produzione.

Ma per molte aziende di segnaletica e fornitori di servizi di stampa di grande formato, il vero collo di bottiglia si verifica molto prima che l’inchiostro entri a contatto con il supporto.

Succede ogni volta che qualcuno esporta una grafica da un’applicazione, la importa in un’altra, verifica la presenza di colori spot mancanti, ricrea i tracciati di taglio, salva un’altra versione del file e, infine, invia il lavoro in stampa.

Nessuna di queste attività richiede di per sé molto tempo. Ma, messe insieme, finiscono per occupare silenziosamente diverse ore ogni settimana.

Se nel tuo negozio c'è sempre molto da fare ma la produttività non sembra mai migliorare, il tuo flusso di lavoro dalla progettazione al RIP, e non il tuo hardware, potrebbe essere la causa.

Il costo nascosto del "software hopping"

Da anni, molte tipografie hanno strutturato il proprio flusso di lavoro attorno a diverse applicazioni software. Un grafico crea la grafica in un programma, la esporta, apre un software RIP separato, verifica le impostazioni di produzione e infine invia il lavoro in stampa. Se taglio lungo il contorno Se è coinvolta, potrebbe essere utilizzata un'altra applicazione prima che il lavoro sia completato.

È un processo ben noto e, per molte aziende, è semplicemente “il modo in cui abbiamo sempre fatto”.”

Il problema non è che una singola applicazione sia scadente. Anzi, molte sono eccellenti nello scopo per cui sono state progettate. Il problema è ciò che accade tra loro.

Ogni esportazione genera un altro file da gestire.

Ogni importazione comporta un’ulteriore possibilità che qualcosa cambi in modo imprevisto.

Ogni passaggio di consegne richiede che qualcuno si fermi, verifichi e si assicuri che tutto sia stato trasferito correttamente.

A volte funziona. A volte no. In ogni caso, ogni fase aggiuntiva complica il processo di produzione.

Questo attrito raramente compare su un ordine di lavoro, ma si riflette negli straordinari, nei ritardi nei programmi di produzione e nel fatto che i dipendenti dedicano tempo prezioso alla gestione dei file invece che alla realizzazione del lavoro finito.

In cosa consiste esattamente il “software hopping”?

Il “salto da un software all’altro” non è un unico errore grave, ma consiste in decine di piccole interruzioni che si verificano nel corso della giornata.

Un cliente richiede una piccola modifica al testo dopo che la grafica è già stata esportata.

Una linea di taglio di contorno non viene importata correttamente.

Qualcuno stampa per sbaglio una versione precedente del file.

Un operatore di produzione deve verificare se il file PDF o il file AI sia l'ultima versione.

Nessuno di questi problemi è grave. Ma quando si verificano ripetutamente in decine di operazioni ogni giorno, finiscono per costare caro.

Per un’azienda che produce 20 lavori al giorno, anche solo 2–5 minuti in più dedicati alla gestione dei file per ogni lavoro rappresentano 40–100 minuti di lavoro non legato alla stampa ogni giorno. Se si moltiplica questo dato per un’intera settimana, un mese o un anno, il costo diventa molto più significativo.

Cinque segnali che indicano che il tuo flusso di lavoro dal progetto al RIP ti sta costando denaro

Non tutti i flussi di lavoro inefficienti sono evidenti. Ecco cinque segnali che indicano che il vostro processo attuale potrebbe rallentare la produzione senza che ve ne rendiate conto.

1. Ogni lavoro inizia con un’esportazione

L'esportazione dei file è ormai diventata una pratica abituale in molte tipografie.

Design.

Esporta.

Importa.

Ripeti.

Il problema è che ogni file esportato crea un'altra versione da gestire.

Quale file contiene le ultime revisioni del cliente? Quale contiene il taglio del contorno corretto? Quale è stato effettivamente inviato in produzione? Anziché concentrarsi sulla produzione, il vostro team dedica tempo prezioso ad assicurarsi di aprire il file giusto.

2. La produzione si interrompe spesso per porre domande

Quante volte ti capita di sentire domande come queste?

“Potresti inviarmi di nuovo il file grafico?”

“Il percorso di taglio non viene visualizzato.”

“I colori spot sono venuti bene?”

“Quale versione devo stampare?”

Queste interruzioni si verificano raramente perché i dipendenti non sono competenti. Si verificano perché le informazioni vengono frammentate quando i file passano da un’applicazione all’altra. Ogni interruzione interrompe lo slancio, rallenta la produzione e distoglie qualcuno dal resto del lavoro.

3. Semplici modifiche richieste dai clienti si trasformano in lavori più impegnativi di quanto dovrebbero essere

I clienti richiedono raramente modifiche sostanziali. Più spesso, chiedono di aggiornare un numero di telefono, ridimensionare un logo, correggere un errore ortografico o cambiare il colore dello sfondo. Si tratta di modifiche che dovrebbero essere apportate rapidamente.

Spesso, invece, è necessario riaprire il progetto originale, esportare un nuovo file di produzione, importarlo nuovamente nel RIP, verificare le impostazioni, sostituire il lavoro esistente e assicurarsi che nulla sia cambiato durante il processo.

Una richiesta del cliente che richiedeva due minuti si trasforma improvvisamente in un’attività produttiva di dieci minuti.

4. Il tuo team dedica più tempo alla gestione dei file che alla realizzazione di elementi grafici

Poniti una semplice domanda:

Quante versioni del file del cliente medio esistono prima che l'incarico venga inviato?

Opere d'arte indigene.

PDF di produzione.

Copia di backup.

PDF aggiornato.

PDF definitivo.

PDF definitivo-definitivo.

Ogni file duplicato aumenta il rischio che qualcuno lavori su materiale grafico non aggiornato. Una buona organizzazione può essere d’aiuto, ma i flussi di lavoro più efficienti riducono fin dall’inizio la duplicazione superflua dei file.

5. Il vostro software dà l'impressione di essere composto da reparti separati

Quando il software di progettazione, il software RIP e gli strumenti di produzione funzionano in modo indipendente l'uno dall'altro, ogni lavoro deve passare attraverso diverse fasi di trasferimento digitale prima di essere completato.

Ogni passaggio di consegne comporta un ulteriore rischio di ritardi, malintesi o correzioni manuali. Man mano che il volume di produzione aumenta, questi piccoli ritardi diventano sempre più difficili da ignorare.

Fai una verifica del flusso di lavoro in cinque minuti

Prima di dare per scontato che le vostre stampanti stiano limitando la produttività, esaminate più da vicino il vostro flusso di lavoro.

Chiediti:

• Quante applicazioni software vengono utilizzate in un lavoro tipico?
• Con quale frequenza è necessario esportare i file?
• Con quale frequenza gli operatori richiedono file grafici aggiornati?
• Con quale frequenza vengono apportate modifiche da parte dei clienti dopo che i file di produzione sono già stati creati?
• Quanto tempo impiega il tuo team a verificare i file prima della stampa?

Nessuna di queste domande riguarda l'hardware. Riguardano il flusso di lavoro.

Un flusso di lavoro integrato, dalla progettazione al RIP, cambia molto più del semplice software

Quando si pensa all'aggiornamento di un software, spesso ci si concentra sulle funzionalità.

È in grado di produrre una grafica migliore? Supporta un maggior numero di stampanti? La gestione del colore è migliore? Sono tutte domande importanti, ma trascurano un aspetto ancora più prezioso: flusso di lavoro.

Un flusso di lavoro integrato dalla progettazione al RIP non consiste semplicemente nel sostituire un’applicazione con un’altra. Si tratta piuttosto di ridurre il numero di decisioni, passaggi di consegne e attività ripetitive necessarie per portare a termine un lavoro.

Anziché trasferire i file grafici da un’applicazione all’altra, il tuo team può concentrarsi sulla produzione dal momento in cui viene aperto il file del cliente fino a quando il lavoro finito non raggiunge la stampante e la taglierina.

Ciò significa che meno tempo dedicato all’esportazione, meno tempo dedicato all’importazione, meno tempo dedicato alla ricerca del file corretto e meno possibilità di commettere errori che rallentano la produzione.

Quando un flusso di lavoro integrato fa davvero la differenza

Ogni tipografia è diversa, ma gli stessi colli di bottiglia si presentano continuamente.

Progettazione e produzione: resta connesso

Quando la grafica e la produzione sono gestite in applicazioni separate, ogni modifica comporta un nuovo ciclo di esportazione e importazione.

Mantenere uniti progettazione e produzione riduce tali passaggi superflui e contribuisce a garantire che la grafica da stampare sia la stessa che è stata approvata.

I lavori di stampa e taglio diventano più semplici

I lavori di stampa e taglio richiedono spesso ulteriori operazioni di configurazione, tracciati di contorno e controlli di produzione. Un flusso di lavoro integrato consente di mantenere uniti gli elementi di progettazione, i tracciati di taglio e le impostazioni di produzione durante l'intero processo, evitando di dover ricorrere ad applicazioni separate per interpretare correttamente il file.

Tale coerenza assume particolare importanza quando i lavori devono essere modificati o ristampati mesi dopo.

Meno tempo dedicato alla gestione dei file

Una delle attività meno produttive in qualsiasi officina è la ricerca dei file.

La versione più recente si trova nella cartella del cliente? Sul computer di produzione? Sul desktop di qualcuno?

Ogni esportazione aggiuntiva crea un’ulteriore fonte di confusione. Ridurre i file di produzione duplicati non solo consente di risparmiare spazio di archiviazione, ma alleggerisce anche il carico di lavoro mentale del tuo team.

Inserimento più rapido dei nuovi dipendenti

Gli operatori esperti finiscono per imparare tutte le soluzioni alternative di un flusso di lavoro complesso. I nuovi assunti no.

Più software devono imparare a usare, più tempo ci vuole prima che raggiungano la piena produttività. Semplificare il processo produttivo può ridurre i tempi di formazione e aiutare i nuovi membri del team ad acquisire sicurezza più rapidamente.

Flusso di lavoro tradizionale vs. flusso di lavoro integrato

Flusso di lavoro tradizionale	Flusso di lavoro integrato
Progettazione in un'unica applicazione	Progettazione e produzione in un unico ambiente
Esporta i file di produzione	Continua a lavorare senza dover esportare ripetutamente
Importa in un RIP separato	RIP direttamente dallo stesso flusso di lavoro
Verificare i colori e i percorsi di taglio dopo l'importazione	Mantenere le impostazioni di produzione durante l'intero flusso di lavoro
Gestire più versioni dello stesso file	Ridurre i file duplicati e la confusione tra le diverse versioni
Ripetere la procedura dopo ogni revisione da parte del cliente	Apportare modifiche e proseguire la produzione in modo più efficiente

Nessuna di queste operazioni sembra di per sé particolarmente dispendiosa in termini di tempo. La differenza diventa evidente quando vengono ripetute decine di volte al giorno.

SAi e Flexi sono stati progettati intorno al flusso di lavoro

Molti professionisti del settore della stampa sanno che Flexi grazie ai suoi strumenti di progettazione o alle sue funzionalità RIP. Ciò che spesso viene trascurato è come queste funzionalità interagiscono tra loro.

Anziché considerare la progettazione, il RIP e la produzione come fasi distinte gestite da software diversi, Flexi Complete li riunisce in un unico flusso di lavoro. I designer possono progettare e preparare le bozze grafiche, gli operatori possono gestire la produzione di stampa e i lavori possono avanzare lungo il processo con un minor numero di passaggi di file e meno duplicazioni.

Questo approccio integrato contribuisce a ridurre molte delle piccole interruzioni che rallentano il lavoro nei negozi:

• Meno file di produzione esportati da gestire
• Gestione più semplice dei lavori di stampa e taglio
• Strumenti di produzione integrati che garantiscono la continuità del lavoro
• Flussi di lavoro più uniformi all’interno del vostro team
• Meno tempo dedicato al passaggio da un'applicazione all'altra

Il risultato non è semplicemente un modo diverso di progettare. È un modo più efficiente di produrre.

L'efficienza non significa lavorare più velocemente

Uno dei più grandi malintesi nel mondo della produzione è che l'efficienza significhi chiedere ai dipendenti di lavorare più velocemente.

Non è così.

Le tipografie più produttive non sono necessariamente piene di persone che corrono da un lavoro all’altro. Al contrario, hanno messo a punto sistemi che eliminano il lavoro superfluo.

Quando gli operatori non devono fermarsi per verificare i file…

Quando i progettisti non devono ricreare le esportazioni dopo ogni modifica richiesta dal cliente…

Quando la produzione non viene interrotta da problemi legati alle versioni…

È naturale che tutti riescano a fare di più. Migliorare il flusso di lavoro non significa aumentare la pressione sul proprio team, ma eliminare gli ostacoli che non dovrebbero nemmeno esistere.

È ora di ripensare il tuo flusso di lavoro?

Se il tuo negozio è sempre affollato ma la produzione sembra non riuscire mai a stare al passo, dai un’occhiata più da vicino a ciò che accade prima che la stampante entri in funzione.

Conta il numero di esportazioni. Tieni traccia della frequenza con cui i file vengono trasferiti da un’applicazione all’altra. Presta attenzione alla frequenza con cui qualcuno deve interrompere il lavoro per chiedere chiarimenti riguardo alla grafica, ai percorsi di taglio o alle versioni dei file.

Potresti scoprire che la tua più grande opportunità non sta nell’acquistare attrezzature più veloci, bensì nel semplificare il percorso che va dalla progettazione alla produzione. Un flusso di lavoro integrato dalla progettazione al RIP contribuisce a ridurre i passaggi superflui, a minimizzare le interruzioni e a garantire che il lavoro proceda con maggiore coerenza dall’approvazione del cliente al prodotto finito.

Nel corso di centinaia di lavori, quei piccoli miglioramenti si sommano fino a dare vita a qualcosa che ogni tipografia vorrebbe avere in quantità maggiore: tempo.

Considerazioni finali

Molte aziende di software parlano delle funzionalità. La discussione più significativa riguarda invece attrito.

Ogni clic in più, ogni operazione di esportazione, importazione e verifica dei file aggiunge un piccolo ostacolo alla tua giornata. Per un singolo lavoro, non ha quasi alcuna importanza. Ma se si tratta di centinaia di lavori, diventa un costo tangibile per la tua azienda.

Le aziende che registrano una crescita costante non sono sempre quelle dotate delle attrezzature più moderne. Più spesso, sono quelle che hanno messo a punto un flusso di lavoro, dalla progettazione alla stampa RIP, che consente ai collaboratori di dare il meglio di sé senza interruzioni inutili.

Se state valutando il vostro attuale processo produttivo, non limitatevi a confrontare le funzionalità del software. Confrontate i flussi di lavoro.

Perché nemmeno la stampante più veloce del mondo può recuperare il tempo già perso prima ancora che il lavoro le arrivi.

Scopri la differenza che può fare un flusso di lavoro integrato, dalla progettazione al RIP. Inizia la tua prova gratuita di 7 giorni di Flexi Complete oggi.