Workflow vom Entwurf bis zum RIP: Warum der häufige Wechsel der Software Ihre Druckerei ausbremst

Der eigentliche Engpass in den meisten Druckereien ist nicht die Druckmaschine.

Diese Annahme liegt nahe. Wenn die Produktion ins Stocken gerät, richten viele Druckereien ihren Blick sofort auf ihre Maschinen. Sie fragen sich, ob es an der Zeit ist, in einen schnelleren Drucker zu investieren, eine weitere Schneidemaschine anzuschaffen oder sogar einen weiteren Produktionsmitarbeiter einzustellen.

Für viele Schilderhersteller und Anbieter von Großformatdrucken liegt der eigentliche Engpass jedoch schon lange bevor die Tinte überhaupt auf das Druckmedium trifft.

Das passiert jedes Mal, wenn jemand eine Grafik aus einer Anwendung exportiert, sie in eine andere importiert, nach fehlenden Sonderfarben sucht, Schnittpfade neu erstellt, eine weitere Version der Datei speichert und den Auftrag schließlich zum Druck schickt.

Keine dieser Aufgaben dauert für sich genommen besonders lange. Zusammen nehmen sie jedoch jede Woche unbemerkt mehrere Stunden in Anspruch.

Wenn in Ihrem Geschäft viel los ist, sich die Produktivität aber scheinbar nie verbessert, dann ist Ihr Workflow vom Entwurf bis zum RIP, und nicht Ihre Hardware, könnte der Grund dafür sein.

Die versteckten Kosten des häufigen Softwarewechsels

Seit Jahren bauen viele Druckereien ihren Arbeitsablauf auf mehrere Softwareanwendungen auf. Ein Designer erstellt die Druckvorlage in einem Programm, exportiert sie, öffnet eine separate RIP-Software, überprüft die Produktionseinstellungen und schickt den Auftrag dann in den Druck. Wenn Konturschneiden ist beteiligt, kann möglicherweise eine andere Anwendung verwendet werden, bevor der Auftrag abgeschlossen ist.

Das ist ein vertrauter Ablauf, und für viele Unternehmen ist es einfach “so, wie wir es schon immer gemacht haben”.”

Das Problem ist nicht, dass eine einzelne Anwendung schlecht ist. Tatsächlich erfüllen viele von ihnen ihren Zweck hervorragend. Das Problem ist vielmehr, was dann passiert zwischen sie.

Mit jedem Export entsteht eine weitere Datei, die verwaltet werden muss.

Jeder Import birgt die Gefahr, dass sich etwas unerwartet ändert.

Bei jeder Übergabe muss jemand innehalten, die Angaben überprüfen und sicherstellen, dass alles korrekt übergeben wurde.

Manchmal funktioniert es, manchmal nicht. So oder so: Jeder zusätzliche Schritt verlangsamt Ihren Produktionsprozess.

Diese Reibungsverluste schlagen sich zwar selten direkt im Arbeitsauftrag nieder, zeigen sich jedoch in Form von Überstunden, Verzögerungen im Produktionsplan und Mitarbeitern, die wertvolle Zeit mit der Verwaltung von Dateien verbringen, anstatt fertige Arbeitsergebnisse zu liefern.

Wie sieht “Software-Hopping” eigentlich aus?

Das „Software-Hopping“ ist kein einzelner schwerwiegender Fehler. Es handelt sich vielmehr um Dutzende kleiner Unterbrechungen, die den ganzen Tag über auftreten.

Ein Kunde wünscht eine kleine Textänderung, nachdem die Druckvorlage bereits exportiert wurde.

Eine Konturschnittlinie wird nicht korrekt importiert.

Jemand druckt versehentlich eine ältere Version der Datei aus.

Ein Produktionsmitarbeiter muss sich erkundigen, ob die PDF- oder die AI-Datei die aktuellste Version ist.

Keines dieser Probleme ist katastrophal. Aber wenn sie sich täglich bei Dutzenden von Aufträgen wiederholen, werden sie kostspielig.

Für einen Betrieb, der täglich 20 Aufträge abwickelt, bedeuten bereits 2 bis 5 Minuten zusätzlicher Aufwand für die Dateiverarbeitung pro Auftrag täglich 40 bis 100 Minuten Arbeit, die nicht dem Druckvorgang gewidmet ist. Rechnet man dies auf eine ganze Woche, einen Monat oder ein Jahr hoch, werden die Kosten deutlich höher.

Fünf Anzeichen dafür, dass Ihr Workflow vom Entwurf bis zum RIP Sie Geld kostet

Nicht jeder ineffiziente Arbeitsablauf ist auf den ersten Blick erkennbar. Hier sind fünf Anzeichen dafür, dass Ihr aktueller Prozess möglicherweise die Produktion verlangsamt, ohne dass Sie es merken.

1. Jeder Auftrag beginnt mit einem Export

Das Exportieren von Dateien ist in vielen Druckereien mittlerweile zur Selbstverständlichkeit geworden.

Design.

Exportieren.

Importieren.

Wiederholen.

Das Problem ist, dass mit jeder exportierten Datei eine weitere Version entsteht, die verwaltet werden muss.

Welche Datei enthält die neuesten Kundenänderungen? In welcher ist der korrigierte Konturschnitt enthalten? Welche wurde tatsächlich in die Produktion gegeben? Anstatt sich auf die Produktion zu konzentrieren, verbringt Ihr Team wertvolle Zeit damit, sicherzustellen, dass die richtige Datei geöffnet wird.

2. In der Produktion wird häufig die Arbeit unterbrochen, um Fragen zu stellen

Wie oft hört man Fragen wie diese?

“Könntest du mir die Druckvorlage noch einmal schicken?”

“Der Schnittverlauf wird nicht angezeigt.”

“Sind die Sonderfarben gut zur Geltung gekommen?”

“Welche Version soll ich ausdrucken?”

Diese Unterbrechungen treten selten auf, weil die Mitarbeiter nicht qualifiziert genug sind. Sie entstehen vielmehr dadurch, dass Informationen beim Austausch von Dateien zwischen verschiedenen Anwendungen getrennt werden. Jede Unterbrechung bremst den Arbeitsfluss, verzögert die Produktion und lenkt jemanden von anderen Aufgaben ab.

3. Einfache Kundenwünsche werden zu größeren Aufgaben, als sie eigentlich sein sollten

Kunden wünschen sich selten größere Änderungen. Meistens geht es darum, eine Telefonnummer zu aktualisieren, die Größe eines Logos anzupassen, einen Rechtschreibfehler zu korrigieren oder eine andere Hintergrundfarbe zu wählen. Das sollten schnelle Änderungen sein.

Stattdessen ist es oft erforderlich, den ursprünglichen Entwurf erneut zu öffnen, eine neue Produktionsdatei zu exportieren, diese erneut in den RIP zu importieren, die Einstellungen zu überprüfen, den bestehenden Auftrag zu ersetzen und sicherzustellen, dass sich während des Vorgangs nichts anderes geändert hat.

Aus einer zweiminütigen Kundenanfrage wird plötzlich eine zehnminütige Produktionsaufgabe.

4. Ihr Team verbringt mehr Zeit mit der Verwaltung von Dateien als mit der Erstellung von Grafiken

Stell dir eine einfache Frage:

Wie viele Versionen der durchschnittlichen Kundendatei gibt es, bevor der Auftrag versandt wird?

Kunstwerke der Ureinwohner.

PDF-Datei aus der Produktion.

Sicherungskopie.

Überarbeitete PDF-Datei.

Endgültige PDF-Datei.

Endgültige PDF-Datei.

Jede doppelte Datei erhöht das Risiko, dass jemand mit veralteten Vorlagen arbeitet. Gute Organisationssysteme können zwar helfen, doch die effizientesten Arbeitsabläufe verhindern von vornherein unnötige Dateiduplikate.

5. Ihre Software wirkt wie aus verschiedenen Abteilungen stammend

Wenn Ihre Design-Software, Ihre RIP-Software und Ihre Produktionswerkzeuge unabhängig voneinander arbeiten, muss jeder Auftrag mehrere digitale Übergaben durchlaufen, bevor er fertiggestellt ist.

Jeder Übergabeschritt birgt erneut das Risiko von Verzögerungen, Missverständnissen oder manuellen Korrekturen. Mit steigendem Produktionsvolumen lassen sich diese kleinen Verzögerungen immer schwerer ignorieren.

Machen Sie eine fünfminütige Workflow-Prüfung

Bevor Sie davon ausgehen, dass Ihre Drucker die Produktivität beeinträchtigen, sollten Sie Ihren Arbeitsablauf genauer unter die Lupe nehmen.

Frage dich selbst:

• Durch wie viele Softwareanwendungen läuft ein typischer Auftrag?
• Wie oft müssen Dateien exportiert werden?
• Wie oft fragen die Betreiber nach aktualisierten Druckvorlagen?
• Wie oft werden nach der Erstellung der Produktionsdateien noch Änderungen auf Kundenwunsch vorgenommen?
• Wie viel Zeit verbringt Ihr Team mit der Überprüfung von Dateien vor dem Druck?

Keine dieser Fragen betrifft die Hardware. Es geht um den Arbeitsablauf.

Ein integrierter Workflow vom Entwurf bis zum RIP verändert mehr als nur Ihre Software

Wenn Menschen über ein Software-Upgrade nachdenken, konzentrieren sie sich oft auf die Funktionen.

Kann es bessere Grafiken erstellen? Unterstützt es mehr Drucker? Ist das Farbmanagement besser? Das sind alles wichtige Fragen, aber sie lassen etwas noch Wertvolleres außer Acht: Arbeitsablauf.

Bei einem integrierten Workflow vom Entwurf bis zum RIP geht es nicht nur darum, eine Anwendung durch eine andere zu ersetzen. Es geht vielmehr darum, die Anzahl der Entscheidungen, Übergaben und sich wiederholenden Aufgaben zu reduzieren, die erforderlich sind, um einen Auftrag fertigzustellen.

Anstatt Grafikdateien zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu verschieben, kann sich Ihr Team vom Öffnen der Kundendatei bis hin zur Weiterleitung des fertigen Auftrags an den Drucker und die Schneidemaschine voll und ganz auf die Produktion konzentrieren.

Das bedeutet weniger Zeitaufwand beim Exportieren, weniger Zeitaufwand beim Importieren, weniger Zeitaufwand bei der Suche nach der richtigen Datei und weniger Möglichkeiten für Fehler, die die Produktion verlangsamen.

Wo ein integrierter Workflow den größten Unterschied macht

Jede Druckerei ist anders, doch immer wieder treten dieselben Engpässe auf.

Design und Produktion – Bleiben Sie auf dem Laufenden

Wenn Grafikdesign und Produktion in getrennten Anwendungen stattfinden, erfordert jede Änderung einen weiteren Export- und Importvorgang.

Wenn Design und Produktion unter einem Dach vereint werden, lassen sich diese unnötigen Übergänge vermeiden und es wird sichergestellt, dass das gedruckte Druckbild genau dem freigegebenen Entwurf entspricht.

„Drucken und Schneiden“-Aufträge werden einfacher

Bei „Drucken und Schneiden“-Aufträgen sind häufig zusätzliche Rüstschritte, Konturpfade und Produktionsprüfungen erforderlich. Ein integrierter Workflow sorgt dafür, dass Designelemente, Schnittpfade und Produktionseinstellungen während des gesamten Prozesses zusammenbleiben, anstatt sich auf separate Anwendungen verlassen zu müssen, um die Datei korrekt zu interpretieren.

Diese Konsistenz erweist sich als besonders wertvoll, wenn Aufträge überarbeitet oder Monate später neu gedruckt werden müssen.

Weniger Zeitaufwand für die Dateiverwaltung

Eine der am wenigsten produktiven Tätigkeiten in jeder Werkstatt ist die Suche nach Akten.

Befindet sich die neueste Version im Kundenordner? Auf dem Produktionsrechner? Auf dem Desktop eines Mitarbeiters?

Jeder weitere Export birgt ein zusätzliches Risiko für Verwechslungen. Die Reduzierung doppelter Produktionsdateien spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch mentale Energie für Ihr Team.

Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Erfahrene Mitarbeiter lernen mit der Zeit alle Tricks und Kniffe eines komplizierten Arbeitsablaufs kennen. Neue Mitarbeiter hingegen nicht.

Je mehr Software sie erlernen müssen, desto länger dauert es, bis sie voll einsatzfähig sind. Eine Vereinfachung des Produktionsprozesses kann die Einarbeitungszeit verkürzen und neuen Teammitgliedern helfen, schneller Selbstvertrauen zu gewinnen.

Traditioneller Arbeitsablauf vs. integrierter Arbeitsablauf

Herkömmlicher Arbeitsablauf	Integrierter Arbeitsablauf
Entwurf in einer Anwendung	Entwurf und Fertigung in einer Umgebung
Produktionsdateien exportieren	Weiterarbeiten, ohne erneut exportieren zu müssen
In einen separaten RIP importieren	RIP direkt aus demselben Workflow
Farben und Schnittpfade nach dem Import überprüfen	Produktions-Einstellungen über den gesamten Workflow hinweg beibehalten
Mehrere Versionen derselben Datei verwalten	Doppelte Dateien und Verwechslungen bei den Versionen vermeiden
Wiederholen Sie den Vorgang nach jeder Kundenüberarbeitung.	Änderungen vornehmen und die Produktion effizienter fortsetzen

Für sich genommen klingt keiner dieser Schritte besonders zeitaufwendig. Der Unterschied wird erst deutlich, wenn sie jeden Tag dutzende Male wiederholt werden.

SAi und Flexi wurden auf der Grundlage von Arbeitsabläufen entwickelt

Viele Fachleute aus der Druckbranche wissen Flexi wegen seiner Design-Tools oder RIP-Funktionen. Was dabei oft übersehen wird, ist wie diese Funktionen zusammenwirken.

Anstatt Design, RIP und Produktion als separate Phasen zu betrachten, die von unterschiedlicher Software abgewickelt werden, Flexi Complete führt sie in einem einzigen Arbeitsablauf zusammen. Designer können Entwürfe erstellen und Druckvorlagen vorbereiten, Bediener können die Druckproduktion verwalten, und Aufträge durchlaufen den Prozess mit weniger Dateiübergaben und weniger Doppelarbeit.

Dieser ganzheitliche Ansatz trägt dazu bei, viele der kleinen Unterbrechungen zu reduzieren, die den Geschäftsbetrieb verlangsamen:

• Weniger exportierte Produktionsdateien, die verwaltet werden müssen
• Einfachere Bearbeitung von Druck- und Schneideaufträgen
• Integrierte Produktionswerkzeuge, die den Arbeitsablauf am Laufen halten
• Einheitlichere Arbeitsabläufe im gesamten Team
• Weniger Zeitaufwand beim Wechseln zwischen Anwendungen

Das Ergebnis ist nicht einfach nur eine andere Art des Designs. Es ist eine effizientere Art der Produktion.

Bei Effizienz geht es nicht darum, schneller zu arbeiten

Eines der größten Missverständnisse in der Produktion ist, dass Effizienz bedeutet, von den Mitarbeitern zu verlangen, schneller zu arbeiten.

Das tut es nicht.

In den produktivsten Druckereien wuseln nicht unbedingt Mitarbeiter von Auftrag zu Auftrag. Vielmehr haben sie Systeme aufgebaut, die unnötige Arbeit überflüssig machen.

Wenn die Bediener nicht anhalten und Dateien überprüfen müssen…

Wenn Designer nicht nach jeder Änderung seitens des Kunden die Exporte neu erstellen müssen…

Wenn die Produktion nicht durch Unklarheiten bezüglich der Versionen unterbrochen wird…

So kann natürlich jeder mehr leisten. Bei der Optimierung von Arbeitsabläufen geht es nicht darum, den Druck auf Ihr Team zu erhöhen. Es geht darum, Hindernisse zu beseitigen, die gar nicht erst entstehen sollten.

Ist es an der Zeit, Ihren Arbeitsablauf zu überdenken?

Wenn in Ihrem Geschäft ständig viel los ist, die Produktion aber nie ganz hinterherkommt, sollten Sie sich einmal genauer ansehen, was passiert, bevor der Drucker anläuft.

Zählen Sie die Anzahl der Exporte. Verfolgen Sie, wie oft Dateien zwischen Anwendungen hin- und herbewegt werden. Achten Sie darauf, wie oft jemand innehalten und eine Frage zu Grafikelementen, Schnittpfaden oder Dateiversionen stellen muss.

Möglicherweise werden Sie feststellen, dass Ihre größte Chance nicht darin besteht, schnellere Geräte anzuschaffen, sondern den Weg vom Entwurf bis zur Produktion zu vereinfachen. Ein integrierter Workflow vom Entwurf bis zum RIP hilft dabei, unnötige Schritte zu reduzieren, Unterbrechungen zu minimieren und den Arbeitsablauf von der Kundenfreigabe bis zum fertigen Druckergebnis konsistenter zu gestalten.

Im Laufe von Hunderten von Aufträgen summieren sich diese kleinen Verbesserungen zu etwas, von dem sich jede Druckerei mehr wünscht: Zeit.

Abschließende Gedanken

Viele Softwareunternehmen sprechen über Funktionen. Das wesentlichere Thema ist jedoch Reibung.

Jeder zusätzliche Klick, jeder Export, jeder Import und jede Dateiprüfung bedeutet eine kleine zusätzliche Belastung in Ihrem Arbeitsalltag. Bei einem einzelnen Auftrag spielt das kaum eine Rolle. Bei Hunderten von Aufträgen summiert sich dies jedoch zu messbaren Kosten für Ihr Unternehmen.

Die Betriebe, die kontinuierlich wachsen, sind nicht immer diejenigen mit der neuesten Ausrüstung. Häufiger sind es diejenigen, die einen Workflow vom Entwurf bis zum RIP-Druck aufgebaut haben, der es guten Mitarbeitern ermöglicht, ohne unnötige Unterbrechungen ihr Bestes zu geben.

Wenn Sie Ihren aktuellen Produktionsprozess überprüfen, sollten Sie nicht nur die Funktionen der Software vergleichen. Vergleichen Sie auch die Arbeitsabläufe.

Denn selbst der schnellste Drucker der Welt kann die Zeit nicht wieder aufholen, die bereits verloren gegangen ist, bevor der Druckauftrag ihn überhaupt erreicht.

Erleben Sie, welchen Unterschied ein integrierter Workflow vom Entwurf bis zum RIP-Ausdruck ausmachen kann. Starten Sie Ihre kostenlose 7-tägige Testversion von Flexi Complete heute.