Flux de travail « de la conception au RIP » : pourquoi le fait de passer d'un logiciel à l'autre ralentit votre imprimerie

Dans la plupart des imprimeries, le véritable goulot d'étranglement n'est pas l'imprimante.

C'est une hypothèse facile à formuler. Lorsque la production prend du retard, de nombreuses imprimeries se tournent immédiatement vers leur matériel. Elles se demandent s'il est temps d'investir dans une imprimante plus rapide, d'ajouter une découpeuse supplémentaire, voire d'embaucher un employé supplémentaire à la production.

Mais pour de nombreux ateliers de signalétique et prestataires d'impression grand format, le véritable goulot d'étranglement survient bien avant que l'encre ne touche le support.

Cela se produit à chaque fois qu'un utilisateur exporte un fichier graphique depuis une application, l'importe dans une autre, vérifie s'il manque des couleurs d'accompagnement, recrée les tracés de découpe, enregistre une nouvelle version du fichier, puis envoie enfin le travail à l'impression.

Aucune de ces tâches ne prend beaucoup de temps en soi. Mais, mises bout à bout, elles finissent par nous faire perdre plusieurs heures chaque semaine.

Si votre magasin semble très animé mais que la productivité ne semble jamais s'améliorer, votre flux de travail « de la conception au RIP », et non votre matériel, pourrait en être la cause.

Le coût caché du « software hopping »

Depuis des années, de nombreux imprimeurs ont organisé leur flux de travail autour de plusieurs logiciels. Un graphiste crée son maquette dans un programme, l'exporte, ouvre un logiciel RIP distinct, vérifie les paramètres de production, puis envoie le travail à l'impression. Si découpe au contour Si c'est le cas, une autre application peut être utilisée avant la fin de la tâche.

C'est un processus bien connu, et pour de nombreuses entreprises, c'est tout simplement “ la façon dont on a toujours procédé ”.”

Le problème n'est pas qu'une application en particulier soit mauvaise. En réalité, beaucoup d'entre elles remplissent parfaitement la fonction pour laquelle elles ont été conçues. Le problème, c'est ce qui se passe entre eux.

Chaque exportation génère un fichier supplémentaire à gérer.

Chaque importation est l'occasion d'un nouveau changement imprévu.

Chaque transfert nécessite qu'une personne s'arrête, vérifie et s'assure que tout a bien été transféré.

Parfois, ça marche. Parfois, ça ne marche pas. Quoi qu’il en soit, chaque étape supplémentaire alourdit votre processus de production.

Ces frictions apparaissent rarement sur un bon de travail, mais elles se traduisent par des heures supplémentaires, des retards dans les calendriers de production et des employés qui consacrent un temps précieux à la gestion des dossiers au lieu de réaliser des travaux finis.

À quoi ressemble concrètement le “ software hopping ” ?

Le « software hopping » n'est pas une erreur majeure. Il s'agit plutôt de dizaines de petites interruptions qui se produisent tout au long de la journée.

Un client demande une petite modification du texte alors que le fichier graphique a déjà été exporté.

Une ligne de découpe de contour ne s'importe pas correctement.

Quelqu'un imprime par erreur une ancienne version du fichier.

Un opérateur de production doit vérifier si c'est le fichier PDF ou le fichier AI qui correspond à la dernière version.

Aucun de ces problèmes n'est catastrophique. Mais lorsqu'ils se produisent de manière répétée sur des dizaines de tâches chaque jour, ils finissent par coûter cher.

Pour un atelier produisant 20 travaux par jour, même 2 à 5 minutes supplémentaires consacrées au traitement des fichiers par travail représentent 40 à 100 minutes de travail non lié à l'impression chaque jour. Si l'on multiplie ce chiffre par une semaine, un mois ou une année entière, le coût devient bien plus important.

Cinq signes qui indiquent que votre flux de travail « de la conception au RIP » vous coûte de l'argent

Tous les processus inefficaces ne sont pas forcément évidents. Voici cinq signes qui indiquent que votre processus actuel pourrait ralentir la production sans que vous vous en rendiez compte.

1. Chaque projet commence par une exportation

L'exportation de fichiers est désormais une pratique courante dans de nombreux ateliers d'impression.

Conception.

Exporter.

Importer.

Répétez.

Le problème, c'est que chaque fichier exporté crée une nouvelle version à gérer.

Quel fichier contient les dernières modifications apportées par le client ? Lequel contient la découpe de contour corrigée ? Lequel a réellement été envoyé en production ? Au lieu de se concentrer sur la production, votre équipe passe un temps précieux à s'assurer qu'elle ouvre bien le bon fichier.

2. La production s'interrompt souvent pour poser des questions

À quelle fréquence entendez-vous ce genre de questions ?

“ Pourriez-vous me renvoyer le fichier graphique ? ”

“ Le tracé de découpe n'apparaît pas. ”

“ Est-ce que les couleurs d’accompagnement sont bien ressorties ? ”

“ Quelle version dois-je imprimer ? ”

Ces interruptions sont rarement dues à un manque de compétences de la part des employés. Elles surviennent parce que les informations sont fragmentées lorsque les fichiers sont transférés d'une application à l'autre. Chaque interruption brise l'élan, retarde la production et détourne quelqu'un de ses autres tâches.

3. De simples demandes des clients se transforment en tâches plus lourdes qu'elles ne devraient l'être

Les clients demandent rarement des modifications importantes. Le plus souvent, ils souhaitent mettre à jour un numéro de téléphone, redimensionner un logo, corriger une faute d'orthographe ou changer la couleur de fond. Il s'agit là de modifications rapides.

Au contraire, cela nécessite souvent de rouvrir le fichier de conception d'origine, d'exporter un nouveau fichier de production, de l'importer à nouveau dans le RIP, de vérifier les paramètres, de remplacer le travail existant et de s'assurer que rien d'autre n'a changé au cours du processus.

Une demande client qui ne devait prendre que deux minutes se transforme soudainement en une tâche de production de dix minutes.

4. Votre équipe passe plus de temps à gérer des fichiers qu’à créer des visuels

Posez-vous une question toute simple :

Combien de versions du dossier client type existent avant l'expédition de la commande ?

Œuvres d'art autochtones.

PDF de production.

Copie de sauvegarde.

Fichier PDF révisé.

PDF final.

PDF final-final.

Chaque fichier en double augmente le risque que quelqu'un travaille à partir d'illustrations obsolètes. De bons systèmes d'organisation peuvent aider, mais les flux de travail les plus efficaces permettent avant tout d'éviter la duplication inutile des fichiers.

5. Votre logiciel donne l'impression d'être composé de services distincts

Lorsque votre logiciel de conception, votre logiciel RIP et vos outils de production fonctionnent tous de manière indépendante, chaque projet doit passer par plusieurs étapes de transfert numérique avant d'être finalisé.

Chaque transfert de relais est une source supplémentaire de retards, de malentendus ou de corrections manuelles. À mesure que votre volume de production augmente, ces petits retards deviennent de plus en plus difficiles à ignorer.

Faites un bilan de vos processus de travail en cinq minutes

Avant de conclure que vos imprimantes freinent votre productivité, examinez de plus près votre flux de travail.

Posez-vous la question suivante :

• Par combien d'applications logicielles passe généralement une offre d'emploi ?
• À quelle fréquence faut-il exporter les fichiers ?
• À quelle fréquence les opérateurs demandent-ils des fichiers graphiques mis à jour ?
• À quelle fréquence les clients demandent-ils des modifications après la création des fichiers de production ?
• Combien de temps votre équipe passe-t-elle à vérifier les fichiers avant l'impression ?

Aucune de ces questions ne concerne le matériel. Elles portent sur le flux de travail.

Un flux de travail intégré, de la conception au RIP, ne se limite pas à un simple changement de logiciel

Lorsque les gens envisagent de mettre à jour un logiciel, ils se concentrent souvent sur les fonctionnalités.

Est-ce qu'il permet d'obtenir de meilleurs graphismes ? Prend-il en charge davantage d'imprimantes ? La gestion des couleurs est-elle meilleure ? Ce sont toutes des questions importantes, mais elles négligent un aspect encore plus essentiel : flux de travail.

Un flux de travail intégré, de la conception au RIP, ne se résume pas simplement à remplacer une application par une autre. Il s'agit de réduire le nombre de décisions, de transferts de tâches et de tâches répétitives nécessaires à la réalisation d'un travail.

Au lieu de transférer les fichiers graphiques d'une application à l'autre, votre équipe peut rester concentrée sur la production dès l'ouverture du fichier client jusqu'à ce que le travail fini parvienne à l'imprimante et à la découpeuse.

Cela signifie que moins de temps consacré à l'exportation, moins de temps consacré à l'importation, moins de temps passé à rechercher le bon fichier, et moins de risques d'erreurs susceptibles de ralentir la production.

Les domaines où un flux de travail intégré fait toute la différence

Chaque imprimerie est différente, mais les mêmes goulots d'étranglement reviennent sans cesse.

Conception et production Restez connectés

Lorsque la conception graphique et la production sont gérées dans des applications distinctes, chaque modification entraîne une nouvelle série d'opérations d'exportation et d'importation.

Le fait de regrouper la conception et la production permet de réduire ces étapes intermédiaires superflues et contribue à garantir que le visuel imprimé correspond bien à celui qui a été validé.

Les tâches d'impression et de découpe deviennent plus simples

Les travaux d'impression et de découpe nécessitent souvent une configuration supplémentaire, des tracés de contour et des contrôles de production. Un flux de travail intégré permet de regrouper les éléments graphiques, les tracés de découpe et les paramètres de production tout au long du processus, au lieu de devoir compter sur des applications distinctes pour interpréter correctement le fichier.

Cette cohérence s'avère particulièrement précieuse lorsque les travaux doivent être modifiés ou réimprimés plusieurs mois plus tard.

Moins de temps consacré à la gestion des fichiers

L'une des activités les moins productives dans n'importe quel atelier est la recherche de dossiers.

La dernière version se trouve-t-elle dans le dossier client ? Sur l'ordinateur de production ? Sur le bureau de quelqu'un ?

Chaque exportation supplémentaire est une source potentielle de confusion. Réduire le nombre de fichiers de production en double permet non seulement de gagner de l'espace de stockage, mais aussi d'épargner des efforts à votre équipe.

Une intégration plus rapide des nouveaux employés

Les opérateurs expérimentés finissent par connaître toutes les astuces permettant de contourner les difficultés d'un processus complexe. Ce n'est pas le cas des nouveaux employés.

Plus ils doivent se familiariser avec des logiciels, plus il leur faut de temps avant d'atteindre leur pleine productivité. Simplifier le processus de production permet de réduire la durée de la formation et aide les nouveaux membres de l'équipe à prendre confiance en eux plus rapidement.

Flux de travail traditionnel vs flux de travail intégré

Processus de travail traditionnel	Flux de travail intégré
Conception dans une seule application	Conception et production dans un même environnement
Exporter les fichiers de production	Continuer à travailler sans avoir à exporter à plusieurs reprises
Importer dans un RIP distinct	RIP directement à partir du même flux de travail
Vérifier les couleurs et les tracés de découpe après l'importation	Conserver les paramètres de production tout au long du flux de travail
Gérer plusieurs versions d'un même fichier	Réduire le nombre de fichiers en double et la confusion liée aux versions
Répétez cette procédure après chaque modification apportée par le client.	Apporter des modifications et poursuivre la production de manière plus efficace

Aucune de ces étapes ne semble particulièrement chronophage en soi. La différence devient évidente lorsqu’elles sont répétées des dizaines de fois par jour.

SAi et Flexi ont été conçus autour du flux de travail

De nombreux professionnels de l'imprimerie savent que Flexi en raison de ses outils de conception ou de ses capacités RIP. Ce que l'on oublie souvent, c'est comment ces fonctionnalités fonctionnent ensemble.

Plutôt que de considérer la conception, la RIP et la production comme des étapes distinctes gérées par des logiciels différents, Flexi Complete les regroupe au sein d'un même flux de travail. Les graphistes peuvent concevoir et préparer les maquettes, les opérateurs peuvent gérer la production d'impression, et les travaux peuvent progresser tout au long du processus avec moins de transferts de fichiers et moins de doublons.

Cette approche intégrée permet de réduire bon nombre des petites interruptions qui ralentissent le travail dans les ateliers :

• Moins de fichiers de production exportés à gérer
• Une gestion simplifiée des travaux d'impression et de découpe
• Des outils de production intégrés qui assurent la continuité du travail
• Des processus de travail plus cohérents au sein de votre équipe
• Moins de temps passé à passer d'une application à l'autre

Le résultat n'est pas simplement une autre façon de concevoir. C'est une méthode de production plus efficace.

L'efficacité ne consiste pas à travailler plus vite

L'une des plus grandes idées reçues dans le domaine de la production est que l'efficacité consiste à demander aux employés de travailler plus vite.

Ce n'est pas le cas.

Les imprimeries les plus productives ne sont pas forcément celles où tout le monde court d'une commande à l'autre. Au contraire, elles ont mis en place des systèmes qui éliminent le travail superflu.

Lorsque les opérateurs n'ont pas besoin de s'arrêter pour vérifier les fichiers…

Quand les concepteurs n'ont pas à refaire les exportations à chaque modification demandée par le client…

Quand la production n'est pas perturbée par des problèmes de versions…

Tout le monde est naturellement plus productif. Améliorer le flux de travail ne consiste pas à accroître la pression sur votre équipe, mais à éliminer les obstacles qui ne devraient pas exister en premier lieu.

Est-il temps de repenser votre flux de travail ?

Si votre atelier est constamment débordé mais que la production ne semble jamais suivre le rythme, examinez de plus près ce qui se passe avant que l'imprimante ne se mette en marche.

Comptez le nombre d'exportations. Suivez la fréquence à laquelle les fichiers sont transférés d'une application à l'autre. Notez à quelle fréquence quelqu'un doit s'interrompre pour poser une question concernant les illustrations, les tracés de découpe ou les versions des fichiers.

Vous constaterez peut-être que votre plus grande opportunité ne réside pas dans l'achat d'équipements plus performants, mais dans la simplification du processus entre la conception et la production. Un flux de travail intégré, de la conception au RIP, permet de réduire les étapes superflues, de minimiser les interruptions et d'assurer une plus grande cohérence tout au long du processus, depuis la validation par le client jusqu'au produit fini.

Au fil de centaines de travaux, ces petites améliorations finissent par aboutir à ce que toute imprimerie souhaite obtenir davantage : temps.

Conclusion

De nombreuses entreprises de logiciels parlent de fonctionnalités. Ce qui importe vraiment, c'est de discuter de frottement.

Chaque clic supplémentaire, chaque exportation, chaque importation et chaque vérification de fichier ajoute un peu de complexité à votre journée. Pour une seule mission, cela n'a guère d'importance. Mais sur des centaines de missions, cela représente un coût mesurable pour votre entreprise.

Les entreprises qui connaissent une croissance constante ne sont pas toujours celles qui disposent des équipements les plus récents. Le plus souvent, ce sont celles qui ont mis en place un flux de travail, de la conception à l'impression RIP, permettant à des collaborateurs compétents de donner le meilleur d'eux-mêmes sans interruptions inutiles.

Si vous évaluez votre processus de production actuel, ne vous contentez pas de comparer les fonctionnalités des logiciels. Comparez les flux de travail.

Car même l'imprimante la plus rapide au monde ne peut pas rattraper le temps déjà perdu avant même que le travail ne lui parvienne.

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