Do Design ao RIP: por que alternar entre diferentes programas está a atrasar a sua produção gráfica

O verdadeiro gargalo da maioria das gráficas não é a impressora.

É uma suposição fácil de fazer. Quando a produção começa a atrasar, muitas gráficas olham imediatamente para os seus equipamentos. Surge a dúvida: será que chegou a hora de investir numa impressora mais rápida, adquirir uma nova plotter de corte ou até contratar mais um operador para a produção?

No entanto, para muitas empresas de comunicação visual e impressão em grandes formatos, o verdadeiro estrangulamento ocorre muito antes de a tinta chegar ao suporte.

Ele surge sempre que alguém exporta um ficheiro gráfico de um programa, o importa para outro, verifica se as cores especiais foram preservadas, recria as linhas de recorte, guarda uma nova versão do ficheiro e, só então, envia o trabalho para impressão.

Por si só, nenhuma destas tarefas demora muito tempo. No entanto, no seu conjunto, consomem horas de trabalho todas as semanas.

Se a sua gráfica está sempre ocupada, mas a produtividade parece não melhorar, o problema pode não estar no seu equipamento, mas sim no fluxo de trabalho entre o design e o RIP.

O custo oculto de alternar entre diferentes programas

Durante anos, muitas gráficas organizaram o seu fluxo de trabalho utilizando várias aplicações. O designer cria o trabalho num software, exporta o ficheiro, abre um RIP separado, verifica as configurações de produção e, em seguida, envia o trabalho para impressão. Se houver recorte de contorno, muitas vezes outro programa entra no processo antes de o serviço estar concluído.

É um fluxo de trabalho bastante conhecido e, para muitas empresas, simplesmente “sempre foi assim”.

O problema não é que cada software, individualmente, seja mau. Na verdade, muitos são excelentes naquilo para que foram desenvolvidos. O verdadeiro problema reside no que acontece entre eles.

Cada exportação cria mais um ficheiro para gerir.

Cada importação representa uma nova oportunidade para que algo mude de forma inesperada.

Cada transferência entre programas exige que alguém interrompa o processo, verifique o ficheiro e confirme que tudo foi transferido corretamente.

Às vezes, tudo corre na perfeição. Outras vezes, não. Seja como for, cada etapa adicional aumenta os atritos no seu processo de produção.

Esses atritos raramente constam na ordem de serviço, mas tornam-se evidentes nas horas extraordinárias, nos atrasos na produção e no tempo valioso que a equipa dedica à gestão de ficheiros, em vez de produzir e concluir os trabalhos.

Como é, na prática, a alternância entre diferentes programas?

Alternar entre programas não significa cometer um grande erro. São dezenas de pequenas interrupções que ocorrem ao longo do dia.

Um cliente solicita uma pequena alteração no texto depois de a arte já ter sido exportada.

A linha de recorte do contorno não é importada corretamente.

Acontece que alguém acaba por imprimir uma versão antiga do ficheiro.

O operador de produção precisa de confirmar se o PDF ou o ficheiro AI é a versão mais recente.

Nenhuma destas situações, por si só, constitui um grande problema. Mas, quando se repetem em dezenas de trabalhos todos os dias, o impacto financeiro torna-se significativo.

Numa gráfica que produz 20 trabalhos por dia, gastar apenas 2 a 5 minutos adicionais com a gestão de ficheiros em cada trabalho representa entre 40 e 100 minutos diários sem produção efetiva. Multiplique isso por uma semana, um mês ou um ano, e o custo torna-se muito mais significativo.

Cinco sinais de que o seu fluxo de trabalho entre o Design e o RIP está a custar dinheiro

Nem todos os fluxos de trabalho ineficientes são fáceis de identificar. Veja cinco sinais de que o seu processo atual pode estar a reduzir a produtividade sem que você se aperceba.

1. Todo o trabalho começa com uma exportação

A exportação de ficheiros tornou-se um hábito em muitas gráficas.

Criar.

Exportar.

Importar.

Repetir.

O problema é que cada ficheiro exportado gera uma nova versão que tem de ser gerida.

Qual é o ficheiro que contém a revisão mais recente do cliente? Qual é que tem a linha de recorte corrigida? Qual foi realmente enviado para produção? Em vez de se concentrar na produção, a sua equipa acaba por perder um tempo precioso apenas para garantir que está a abrir o ficheiro correto.

2. A produção pára constantemente para esclarecer dúvidas

Com que frequência ouve perguntas como estas?

“Pode reenviar a arte?”

“A linha de recorte não apareceu.”

“As peças especiais foram importadas corretamente?”

“Que versão devo imprimir?”

Essas interrupções raramente se devem à falta de conhecimentos da equipa. Ocorrem porque as informações se perdem ou ficam dispersas quando os ficheiros passam por diferentes programas. Cada interrupção quebra o ritmo da produção, gera atrasos e afasta alguém de outra atividade importante.

3. Pequenas alterações solicitadas pelo cliente transformam-se em grandes tarefas

Na maioria das vezes, os clientes não pedem alterações significativas. Querem apenas atualizar um telemóvel, redimensionar um logótipo, corrigir um erro de digitação ou alterar a cor de fundo.

Essas alterações deveriam ser rápidas.

No entanto, na prática, muitas vezes é necessário reabrir o ficheiro original, exportar uma nova versão para produção, importá-la novamente para o RIP, rever as configurações, substituir o trabalho existente e confirmar que nada mais foi alterado durante o processo.

O que deveria demorar dois minutos acaba por demorar dez.

4. A sua equipa passa mais tempo a gerir ficheiros do que a produzir

Faça uma pergunta simples:

Quantas versões de um mesmo ficheiro existem antes de o trabalho ser entregue ao cliente?

Arquivo original.

PDF para produção.

Cópia de segurança.

PDF revisto.

PDF final.

PDF final definitivo.

Cada ficheiro duplicado aumenta o risco de alguém trabalhar com uma versão desatualizada. Uma boa organização ajuda, mas os fluxos de trabalho mais eficientes eliminam a necessidade de criar tantas cópias.

5. Os seus programas parecem departamentos separados

Quando o software de design, o RIP e as ferramentas de produção funcionam de forma independente, cada trabalho tem de passar por várias etapas antes de ser concluído.

Cada transferência entre sistemas cria uma nova oportunidade para atrasos, falhas de comunicação ou ajustes manuais. À medida que o volume de produção aumenta, esses pequenos atrasos deixam de ser insignificantes e passam a afetar diretamente a produtividade.

Faça uma análise de cinco minutos do seu fluxo de trabalho

Antes de concluir que as suas impressoras estão a limitar a produtividade, vale a pena analisar mais de perto o seu fluxo de trabalho.

Pergunte a si mesmo:

• Por quantos programas de software passa um trabalho típico até ser concluído?
• Com que frequência é que os ficheiros têm de ser exportados?
• Quantas vezes os operadores precisam de solicitar uma versão atualizada do material gráfico?
• Com que frequência o cliente solicita alterações depois de o ficheiro de produção já ter sido criado?
• Quanto tempo é que a sua equipa dedica à verificação dos ficheiros antes da impressão?

Nenhuma destas perguntas está relacionada com o hardware. Todas elas dizem respeito ao seu fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho integrado entre o Design e o RIP transforma mais do que apenas o seu software

Quando as empresas pensam em atualizar os seus softwares, normalmente o foco recai sobre as funcionalidades.

Cria gráficos de melhor qualidade? É compatível com mais impressoras? A gestão de cores é superior? Estas são questões importantes, mas deixam de lado um aspeto ainda mais valioso: o fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho integrado entre o Design e o RIP não significa apenas substituir um software por outro. Significa reduzir o número de decisões, transferências de ficheiros e tarefas repetitivas necessárias para concluir um trabalho.

Em vez de ter de transferir o ficheiro de arte entre diferentes aplicações, a sua equipa mantém-se focada na produção desde o momento em que o ficheiro do cliente é aberto até à impressão e ao recorte do trabalho final.

Isso significa Menos tempo a exportar ficheiros, menos tempo a importar, menos tempo a procurar a versão correta e muito menos possibilidades de erros que atrasam a produção.

Quando um fluxo de trabalho integrado faz toda a diferença

Cada gráfica tem as suas particularidades, mas os mesmos pontos de estrangulamento surgem repetidamente.

O Design e a Produção continuam interligados

Quando a criação da arte e a produção são realizadas em programas diferentes, qualquer alteração exige um novo ciclo de exportação e importação.

Manter o design e a produção num único fluxo reduz essas etapas desnecessárias e ajuda a garantir que o material gráfico enviado para impressão seja exatamente o mesmo que foi aprovado pelo cliente.

Os trabalhos de impressão e recorte tornam-se mais simples

Os projetos de impressão e corte exigem normalmente configurações adicionais, linhas de corte e várias verificações antes da produção. Um fluxo de trabalho integrado mantém o ficheiro gráfico, os percursos de corte e as configurações de produção reunidos ao longo de todo o processo, sem depender de diferentes programas para interpretar corretamente o ficheiro.

Essa consistência torna-se ainda mais importante quando um trabalho precisa de ser revisto ou reimpresso meses mais tarde.

Menos tempo a gerir ficheiros

Uma das atividades menos produtivas em qualquer gráfica é procurar ficheiros.

A versão mais recente está na pasta do cliente? No computador da produção? Na área de trabalho de alguém?

Cada nova exportação cria mais uma oportunidade para confusão. Reduzir a quantidade de ficheiros duplicados não só poupa espaço de armazenamento, como também diminui o esforço da equipa para localizar e validar os ficheiros corretos.

Integração mais rápida de novos colaboradores

Os operadores experientes acabam por aprender todos os atalhos e adaptações de um fluxo de trabalho complexo. Quem está a começar, não.

Quanto mais programas de software for necessário aprender, maior será o tempo necessário para que um novo colaborador se torne realmente produtivo.

Simplificar o processo de produção reduz o tempo de formação e ajuda os novos membros da equipa a ganharem confiança muito mais rapidamente.

Fluxo de trabalho tradicional vs. fluxo de trabalho integrado

Fluxo de trabalho tradicional	Fluxo de trabalho integrado
Conceção num software	Conceção e produção no mesmo ambiente
Exportação de ficheiros para produção	Continuidade do trabalho sem exportações repetidas
Importação para um RIP separado	RIP realizado no mesmo fluxo de trabalho
Verificação das cores e das linhas de recorte após a importação	Configurações de produção mantidas ao longo de todo o processo
Gestão de várias versões do mesmo ficheiro	Menos ficheiros duplicados e menos confusão entre versões
Repetição do processo a cada revisão do cliente	Alterações realizadas com maior agilidade e continuidade da produção

Nenhuma destas etapas parece demorar muito tempo quando analisada isoladamente. A diferença torna-se evidente quando são repetidas dezenas de vezes todos os dias.

O SAi Flexi foi desenvolvido a pensar no fluxo de trabalho

Muitos profissionais do setor da impressão conhecem o Flexi pelas suas ferramentas de design ou pelos seus recursos de RIP. O que muitas vezes passa despercebido é a a forma como essas funcionalidades funcionam em conjunto.

Em vez de tratar o design, o RIP e a produção como etapas separadas executadas em diferentes programas, o Flexi Complete reúne tudo num único fluxo de trabalho. Os designers podem criar e preparar as artes, os operadores podem gerir a produção de impressão e os trabalhos percorrem todo o processo com menos transferências de ficheiros e menos duplicações.

Esta abordagem integrada ajuda a eliminar muitas das pequenas interrupções que reduzem a produtividade da gráfica:

• Menos ficheiros de produção exportados para gerir.
• Maior facilidade na produção de trabalhos de impressão e recorte.
• Ferramentas de produção integradas que mantêm o fluxo de trabalho em andamento.
• Processos mais consistentes em toda a equipa.
• Menos tempo a alternar entre diferentes programas.

O resultado não é apenas uma nova forma de criar obras de arte. É uma forma muito mais eficiente de produzir.

Eficiência não significa trabalhar mais depressa

Um dos maiores equívocos na produção gráfica é acreditar que eficiência significa exigir que a equipa trabalhe mais depressa.

Não significa.

As gráficas mais produtivas não são, necessariamente, aquelas em que todos andam a correr de um trabalho para outro. Na verdade, investem em processos que eliminam tarefas desnecessárias.

Quando os operadores não precisam interromper o trabalho para verificar ficheiros…

Quando os designers não precisam de criar novas exportações sempre que o cliente solicita uma alteração…

Quando a produção não é interrompida por dúvidas sobre qual versão do ficheiro utilizar…

Toda a equipa, naturalmente, produz mais.

Melhorar o fluxo de trabalho não significa aumentar a pressão sobre as pessoas. Significa eliminar obstáculos que nunca deveriam fazer parte do processo.

Está na hora de repensar o seu fluxo de trabalho?

Se a sua gráfica está sempre ocupada, mas a produção parece nunca acompanhar o ritmo, observe com atenção o que acontece antes de a impressão começar.

Conte quantas exportações são feitas. Acompanhe quantas vezes um ficheiro passa de um software para outro. Verifique com que frequência é necessário interromper o trabalho para esclarecer dúvidas sobre a arte, a linha de recorte ou a versão correta do ficheiro.

Talvez descubra que a maior oportunidade de lucro não seja investir em equipamentos mais rápidos, mas sim simplificar o processo entre a conceção e a produção.

Um fluxo de trabalho integrado entre o Design e o RIP reduz etapas desnecessárias, minimiza as interrupções e mantém a produção a decorrer de forma mais consistente, desde a aprovação do cliente até ao trabalho finalizado.

Ao longo de centenas de trabalhos, essas pequenas melhorias transformam-se em algo que qualquer gráfica gostaria de ter em maior quantidade: ritmo.

Considerações finais

Muitas empresas de software falam sobre funcionalidades. O tema mais importante, porém, deveria ser a eliminação de atritos.

Cada clique a mais, cada exportação, cada importação e cada verificação de ficheiros acrescenta um pequeno atrito ao dia-a-dia. Num único trabalho, isso pode parecer insignificante. Mas, ao longo de centenas de trabalhos, esse tempo perdido transforma-se num custo real para a empresa.

As gráficas que crescem de forma consistente nem sempre são aquelas que dispõem dos equipamentos mais modernos. Na maioria das vezes, são aquelas que desenvolveram um fluxo de trabalho integrado entre o Design e o RIP, permitindo que profissionais qualificados realizem o seu melhor trabalho sem interrupções desnecessárias.

Se está a avaliar o seu processo de produção, não se limite a comparar apenas as funcionalidades dos softwares. Compare os fluxos de trabalho.

Porque nem mesmo a impressora mais rápida do mundo consegue recuperar o tempo que já foi perdido antes mesmo de o trabalho chegar até ela.

Descubra a diferença que um fluxo de trabalho integrado entre o Design e o RIP pode fazer. Experimente o Flexi Complete gratuitamente durante 7 dias.