Del diseño al RIP: por qué cambiar de un programa a otro está ralentizando tu producción gráfica

El verdadero cuello de botella de la mayoría de las imprentas no es la impresora.

Es una suposición fácil de hacer. Cuando la producción empieza a retrasarse, muchas imprentas se fijan inmediatamente en sus equipos. Surge la duda: ¿habrá llegado el momento de invertir en una impresora más rápida, incorporar un nuevo plotter de corte o incluso contratar a otro operario para la producción?

Sin embargo, para muchas empresas de comunicación visual e impresión en gran formato, el verdadero cuello de botella se produce mucho antes de que la tinta llegue al soporte.

Esto ocurre siempre que alguien exporta un diseño desde un programa, lo importa a otro, comprueba si se han conservado los colores especiales, recrea las líneas de recorte, guarda una nueva versión del archivo y, solo entonces, envía el trabajo a imprenta.

Por separado, ninguna de estas tareas lleva mucho tiempo. Sin embargo, en conjunto, suponen horas de trabajo cada semana.

Si tu imprenta está siempre ocupada, pero la productividad no parece mejorar, puede que el problema no esté en tu equipo, sino en el flujo de trabajo entre el diseño y el RIP.

El coste oculto de cambiar de un programa a otro

Durante años, muchas imprentas han organizado su flujo de trabajo utilizando varias aplicaciones. El diseñador crea el diseño en un programa, exporta el archivo, abre un RIP independiente, comprueba los ajustes de producción y, a continuación, envía el trabajo a imprenta. Si hay recorte de contorno, a menudo otro programa se interpone en el proceso antes de que finalice el servicio.

Es un flujo de trabajo muy conocido y, para muchas empresas, simplemente “siempre ha sido así”.

El problema no es que cada programa, por separado, sea malo. De hecho, muchos son excelentes para lo que se han diseñado. El verdadero problema radica en lo que ocurre entre eles.

Cada exportación genera un archivo más que gestionar.

Cada importación supone una nueva oportunidad para que algo cambie de forma inesperada.

Cada transferencia entre programas requiere que alguien detenga el proceso, revise el archivo y confirme que todo se ha transferido correctamente.

A veces, todo funciona a la perfección. Otras veces, no. En cualquier caso, cada paso adicional añade fricciones a tu proceso de producción.

Estos roces rara vez aparecen en la orden de trabajo, pero se hacen evidentes en las horas extras, en los retrasos en la producción y en el valioso tiempo que el equipo dedica a la gestión de archivos, en lugar de producir y finalizar los trabajos.

¿Cómo funciona, en la práctica, el cambio entre diferentes programas?

Alternar entre programas no significa cometer un gran error. Se trata de decenas de pequeñas interrupciones que se producen a lo largo del día.

Un cliente solicita un pequeño cambio en el texto una vez que el diseño ya se ha exportado.

La línea de recorte del contorno no se importa correctamente.

Alguien acaba imprimiendo una versión antigua del archivo.

El operador de producción debe comprobar si el PDF o el archivo AI es la versión más reciente.

Ninguna de estas situaciones, por sí sola, supone un gran problema. Pero, cuando se repiten en decenas de trabajos cada día, el impacto económico llega a ser significativo.

En una imprenta que produce 20 trabajos al día, dedicar tan solo entre 2 y 5 minutos adicionales a la gestión de archivos en cada trabajo supone entre 40 y 100 minutos diarios sin producción efectiva. Si multiplicamos eso por una semana, un mes o un año, el coste se vuelve mucho más significativo.

Cinco señales de que tu flujo de trabajo entre el diseño y el RIP te está costando dinero

No todos los flujos de trabajo ineficientes son fáciles de identificar. A continuación te presentamos cinco señales que indican que tu proceso actual podría estar reduciendo la productividad sin que te des cuenta.

1. Todo trabajo empieza con una exportación

La exportación de archivos se ha convertido en una práctica habitual en muchas imprentas.

Crear.

Exportar.

Importar.

Repetir.

El problema es que cada archivo exportado genera una nueva versión que hay que gestionar.

¿Qué archivo contiene la última revisión del cliente? ¿Cuál tiene la línea de recorte corregida? ¿Cuál se envió realmente a producción? En lugar de centrarse en la producción, tu equipo acaba dedicando un tiempo precioso solo a asegurarse de que está abriendo el archivo correcto.

2. El equipo de producción está siempre disponible para resolver dudas

¿Con qué frecuencia oyes preguntas como estas?

“¿Podrías volver a enviarme el diseño?”

“No ha aparecido la línea de recorte”.”

“¿Se han importado correctamente los núcleos especiales?”

“¿Qué versión debo imprimir?”

Estas interrupciones rara vez se deben a la falta de conocimientos del equipo. Se producen porque la información se pierde o queda dispersa cuando los archivos pasan por diferentes programas informáticos. Cada interrupción rompe el ritmo de producción, genera retrasos y obliga a alguien a dejar de lado otra actividad importante.

3. Los pequeños cambios solicitados por el cliente se convierten en grandes tareas

En la mayoría de los casos, los clientes no solicitan cambios significativos. Solo quieren actualizar un teléfono, cambiar el tamaño de un logotipo, corregir un error tipográfico o cambiar el color de fondo.

Esas deberían ser modificaciones rápidas.

Sin embargo, en la práctica, a menudo es necesario volver a abrir el archivo original, exportar una nueva versión para producción, importarla de nuevo al RIP, revisar la configuración, sustituir el trabajo existente y confirmar que no se ha modificado nada más durante el proceso.

Lo que debería llevar dos minutos acaba llevándome diez.

4. Su equipo dedica más tiempo a gestionar archivos que a producir

Haz una pregunta sencilla:

¿Cuántas versiones de un mismo archivo se crean antes de entregar el trabajo al cliente?

Archivo original.

PDF para impresión.

Copia de seguridad.

PDF revisado.

PDF definitivo.

PDF definitivo.

Cada archivo duplicado aumenta el riesgo de que alguien trabaje con una versión desactualizada. Una buena organización ayuda, pero los flujos de trabajo más eficientes eliminan la necesidad de crear tantas copias.

5. Sus programas parecen departamentos independientes

Cuando el software de diseño, el RIP y las herramientas de producción funcionan de forma independiente, cada trabajo debe pasar por varias etapas antes de completarse.

Cada transferencia entre sistemas supone una nueva posibilidad de que se produzcan retrasos, fallos de comunicación o ajustes manuales. A medida que aumenta el volumen de producción, esos pequeños retrasos dejan de ser insignificantes y pasan a afectar directamente a la productividad.

Haz un análisis de cinco minutos de tu flujo de trabajo

Antes de llegar a la conclusión de que sus impresoras están limitando la productividad, conviene analizar más detenidamente su flujo de trabajo.

Pregúntate:

• ¿Por cuántos programas pasa un trabajo típico hasta que se completa?
• ¿Con qué frecuencia hay que exportar los archivos?
• ¿Cuántas veces tienen que pedir los operadores una versión actualizada del material gráfico?
• ¿Con qué frecuencia solicita el cliente modificaciones una vez que ya se ha creado el archivo de producción?
• ¿Cuánto tiempo dedica su equipo a revisar los archivos antes de imprimirlos?

Ninguna de estas preguntas tiene que ver con el hardware. Todas ellas se refieren a tu flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo integrado entre el diseño y el RIP transforma mucho más que tu software

Cuando las empresas se plantean actualizar su software, suelen centrarse en las funciones.

¿Crea mejores gráficos? ¿Es compatible con más impresoras? ¿Ofrece una gestión del color superior? Son preguntas importantes, pero dejan de lado un aspecto aún más valioso: el flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo integrado entre el diseño y el RIP no consiste simplemente en sustituir un programa por otro. Significa reducir el número de decisiones, transferencias de archivos y tareas repetitivas necesarias para completar un trabajo.

En lugar de tener que pasar el diseño de una aplicación a otra, tu equipo puede centrarse en la producción desde el momento en que se abre el archivo del cliente hasta la impresión y el recorte del trabajo final.

Eso significa Menos tiempo exportando archivos, menos tiempo importándolos, menos tiempo buscando la versión correcta y muchas menos posibilidades de que se produzcan errores que retrasen la producción.

Donde un flujo de trabajo integrado marca la diferencia

Cada gráfico tiene sus particularidades, pero los mismos cuellos de botella se repiten una y otra vez.

El diseño y la producción siguen conectados

Cuando la creación artística y la producción se realizan en programas diferentes, cualquier modificación requiere un nuevo proceso de exportación e importación.

Mantener el diseño y la producción en un único flujo de trabajo reduce estos pasos innecesarios y ayuda a garantizar que el material gráfico enviado a imprenta sea exactamente el mismo que el aprobado por el cliente.

Los trabajos de impresión y recorte son ahora más sencillos

Los proyectos de impresión y troquelado suelen requerir configuraciones adicionales, líneas de corte y diversas comprobaciones antes de la producción. Un flujo de trabajo integrado mantiene el diseño, las rutas de corte y las configuraciones de producción agrupadas a lo largo de todo el proceso, sin necesidad de recurrir a diferentes programas para interpretar correctamente el archivo.

Esta coherencia cobra aún más importancia cuando hay que revisar o reimprimir un trabajo meses después.

Menos tiempo dedicado a gestionar archivos

Una de las tareas menos productivas en cualquier imprenta es buscar archivos.

¿La versión más reciente está en la carpeta del cliente? ¿En el ordenador de producción? ¿En el escritorio de alguien?

Cada nueva exportación supone una oportunidad más para que se produzcan confusiones. Reducir el número de archivos duplicados no solo ahorra espacio de almacenamiento, sino que también reduce el esfuerzo que debe realizar el equipo para localizar y validar los archivos correctos.

Integración más rápida de los nuevos empleados

Los operadores con experiencia acaban aprendiendo todos los atajos y adaptaciones de un flujo de trabajo complejo. Los que están empezando, no.

Cuantos más programas informáticos haya que aprender a manejar, más tiempo se necesita para que un nuevo empleado sea realmente productivo.

Simplificar el proceso de producción reduce el tiempo de formación y ayuda a los nuevos miembros del equipo a ganar confianza mucho más rápidamente.

Flujo de trabajo tradicional frente a flujo de trabajo integrado

Flujo de trabajo tradicional	Flujo de trabajo integrado
Diseño de un programa informático	Diseño y producción en un mismo entorno
Exportación de archivos para producción	Continuidad del trabajo sin exportaciones repetidas
Importación a un RIP independiente	RIP realizado en el mismo flujo de trabajo
Comprobación de colores y líneas de recorte tras la importación	Las configuraciones de producción se mantienen durante todo el proceso
Gestión de varias versiones de un mismo archivo	Menos archivos duplicados y menos confusión entre versiones
Repetición del proceso en cada revisión del cliente	Modificaciones realizadas con mayor agilidad y continuidad en la producción

Ninguna de estas etapas parece llevar mucho tiempo si se analiza por separado. La diferencia se hace evidente cuando se repiten decenas de veces al día.

El SAi Flexi se ha diseñado pensando en el flujo de trabajo

Muchos profesionales del sector de la impresión conocen el Flexi por sus herramientas de diseño o por sus funciones de RIP. Lo que a menudo pasa desapercibido es la cómo funcionan estas funcionalidades en conjunto.

En lugar de considerar el diseño, el RIP y la producción como etapas independientes que se llevan a cabo en diferentes programas, el Flexi Complete lo reúne todo en un único flujo de trabajo. Los diseñadores pueden crear y preparar los diseños, los operadores pueden gestionar la producción de impresión y los trabajos recorren todo el proceso con menos transferencias de archivos y menos duplicaciones.

Este enfoque integrado ayuda a eliminar muchas de las pequeñas interrupciones que reducen la productividad de la imprenta:

• Menos archivos de producción exportados que gestionar.
• Mayor facilidad en la realización de trabajos de impresión y recorte.
• Herramientas de producción integradas que mantienen el flujo de trabajo en marcha.
• Procesos más coherentes en todo el equipo.
• Menos tiempo cambiando de un programa a otro.

El resultado no es solo una nueva forma de crear obras de arte. Es una forma mucho más eficiente de producir.

La eficiencia no significa trabajar más rápido

Uno de los mayores errores en la producción gráfica es creer que la eficiencia consiste en exigir al equipo que trabaje más rápido.

No significa eso.

Los equipos más productivos no son, necesariamente, aquellos en los que todo el mundo va de una tarea a otra sin parar. De hecho, invierten en procesos que eliminan las tareas innecesarias.

Cuando los operarios no tienen que interrumpir su trabajo para revisar archivos…

Cuando los diseñadores no tienen que generar nuevas exportaciones cada vez que el cliente solicita un cambio…

Cuando la producción no se ve interrumpida por dudas sobre qué versión del archivo utilizar…

Todo el equipo, naturalmente, rinde más.

Mejorar el flujo de trabajo no significa aumentar la presión sobre las personas. Significa eliminar los obstáculos que nunca deberían formar parte del proceso.

¿Es hora de replantearse su flujo de trabajo?

Si tu imprenta está siempre a pleno rendimiento, pero la producción parece no dar abasto, fíjate bien en lo que ocurre antes de que comience la impresión.

Cuenta cuántas exportaciones se realizan. Lleva un control de cuántas veces se transfiere un archivo de un programa a otro. Fíjate con qué frecuencia alguien tiene que interrumpir su trabajo para aclarar dudas sobre el diseño, la línea de recorte o la versión correcta del archivo.

Quizás descubras que la mayor oportunidad de obtener beneficios no radica en invertir en equipos más rápidos, sino en simplificar el proceso entre el diseño y la producción.

Un flujo de trabajo integrado entre el diseño y el RIP reduce los pasos innecesarios, minimiza las interrupciones y mantiene la producción fluyendo de forma más constante, desde la aprobación del cliente hasta el trabajo terminado.

A lo largo de cientos de trabajos, estas pequeñas mejoras se convierten en algo que toda imprenta desearía tener en mayor cantidad: tempo.

Reflexiones finales

Muchas empresas de software hablan de recursos. Sin embargo, lo más importante debería ser hablar de eliminar atritos.

Cada clic de más, cada exportación, cada importación y cada comprobación de archivos añade un pequeño obstáculo al día a día. En un solo trabajo, esto puede parecer insignificante. Pero, a lo largo de cientos de trabajos, ese tiempo perdido se convierte en un coste real para la empresa.

Las imprentas que crecen de forma constante no siempre son aquellas que cuentan con los equipos más modernos. En la mayoría de los casos, son las que han desarrollado un flujo de trabajo integrado entre el diseño y el RIP, lo que permite a los profesionales cualificados dar lo mejor de sí mismos sin interrupciones innecesarias.

Si estás evaluando tu proceso de producción, no te limites a comparar las funciones de los programas. Compara los flujos de trabajo.

Porque ni siquiera la impresora más rápida del mundo puede recuperar el tiempo que ya se ha perdido antes incluso de que el trabajo llegue a ella.

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