A melhor forma de lidar com os inquéritos ao local para a instalação de sinalética

Quando se trata da instalação de sinalética, poucos passos são mais importantes do que o levantamento do local. Quer esteja a instalar sinais de fachada de loja, sinais de monumento, letras de canal, gráficos de parede, sinalização direcional ou pacotes nacionais de rebranding, a qualidade do estudo do local determina frequentemente se o projeto decorre sem problemas ou se se torna uma dor de cabeça dispendiosa.

No entanto, apesar da importância dos levantamentos do local, muitas lojas de sinalização ainda dependem de fluxos de trabalho desactualizados, criados com base em formulários em papel, fotografias dispersas, folhas de cálculo, e-mails e aplicações desconectadas. O resultado é frequentemente confusão, detalhes perdidos, viagens de regresso desnecessárias, atrasos na instalação e margens de lucro reduzidas.

A realidade é simples: melhores estudos do local conduzem a melhores instalações de sinalética.

As empresas modernas de sinalização estão a começar a aperceber-se de que os inquéritos ao local não são apenas uma tarefa necessária. Eles são um dos processos operacionais mais importantes em todo o fluxo de trabalho de produção de sinalização. Um levantamento do local de instalação de sinalização bem executado melhora a comunicação entre equipas de vendas, gestores de projectos, designers, fabricantes, instaladores e clientes. Também ajuda a evitar erros dispendiosos antes de os materiais serem produzidos ou de as equipas de instalação chegarem ao local.

E agora, as ferramentas digitais concebidas especificamente para inquéritos no local para a instalação de sinalética estão a mudar a forma como as lojas de sinalética abordam o processo.

Porque é que os inquéritos ao local são importantes na indústria da sinalética

Qualquer instalação de sinalética bem sucedida começa com informações exactas recolhidas no terreno.

Um estudo do local para a instalação de sinalética ajuda a determinar:

• Medidas exactas
• Condições de montagem
• Acesso elétrico
• Materiais de superfície
• Preocupações com a visibilidade
• Limitações de acesso
• Considerações sobre o código local
• Requisitos do equipamento de instalação
• Obstáculos ambientais
• Preocupações de segurança

Sem esta informação, as lojas de sinalética estão essencialmente a adivinhar.

Mesmo pequenos erros durante um levantamento do local podem criar grandes problemas a jusante. Uma medida em falta pode significar que um sinal fabricado não se ajusta corretamente. Suposições eléctricas incorrectas podem atrasar a instalação. Condições do local mal documentadas podem obrigar as equipas a fazer viagens adicionais, aumentando os custos de mão de obra e frustrando os clientes.

De acordo com os profissionais do sector entrevistados por Sinais dos tempos, Se a empresa não tiver uma boa gestão, os inquéritos ao local mal executados podem destruir rapidamente as margens de lucro e criar grandes ineficiências operacionais.

Para muitas empresas de sinalização, especialmente as que gerem várias instalações por semana, o custo dos erros de inspeção aumenta rapidamente:

• Rolos de camião adicionais
• Reimpressão ou refabricação
• Atraso nas instalações
• Horas extraordinárias de trabalho
• Insatisfação dos clientes
• Perda de negócios futuros
• Complicações da autorização
• Reprogramação da instalação

Nalguns casos, um único pormenor perdido pode custar centenas ou mesmo milhares de dólares.

É por isso que as lojas de sinalização profissionais tratam cada vez mais o processo de inspeção do local como uma função operacional essencial e não como uma reflexão posterior.

O que a maioria das lojas de sinalização ainda faz hoje

Apesar dos avanços tecnológicos, muitas empresas de sinalética ainda efectuam inquéritos a locais utilizando métodos que praticamente não mudaram nas últimas décadas.

O fluxo de trabalho tradicional é geralmente mais ou menos assim:

• Notas manuscritas em papel ou pranchetas
• Medições introduzidas manualmente em folhas de cálculo
• Fotografias guardadas separadamente nos telemóveis
• Mensagens de texto entre instaladores e gestores
• Formulários de inquérito criados em Excel ou Word
• Ficheiros enviados por correio eletrónico entre departamentos
• Criadores de formulários genéricos como o Jotform utilizados como soluções temporárias
• Notas carregadas no software de gestão de projectos após o facto

Mesmo os fluxos de trabalho mais “modernos” discutidos nas publicações do sector dependem frequentemente de uma combinação de aplicações e ferramentas em vez de uma verdadeira solução de levantamento de locais de ponta a ponta.

Algumas lojas de sinalética utilizam:

• Jotform
• Formulários Google
• Notabilidade
• Boas notas
• EmpresaCam
• Folhas de cálculo Excel
• Pastas do Dropbox
• Unidades partilhadas
• Aplicações de tomada de notas para iPad

Embora estas ferramentas possam melhorar certas partes do processo, não foram concebidas especificamente para a inspeção de locais de instalação de sinais.

Isso cria grandes problemas.

Os maiores problemas dos fluxos de trabalho tradicionais de inspeção de locais

Informações desorganizadas

Um dos problemas mais comuns com os fluxos de trabalho tradicionais de inspeção de locais é que a informação acaba por ficar dispersa por vários sistemas.

As fotografias vivem nos telemóveis.
As medições são feitas em folhas de cálculo.
As notas vivem no papel.
Os detalhes do projeto são enviados por correio eletrónico.
As actualizações são feitas através de mensagens de texto.

Quando as equipas precisam de consultar informações mais tarde, perdem tempo valioso à procura de pormenores.

Esta desorganização torna-se ainda pior para programas de sinalização em vários locais ou projectos de rebranding de empresas em que a consistência é essencial.

Qualidade inconsistente do inquérito

Nem todos os instaladores ou técnicos de inspeção recolhem informações da mesma forma.

Sem fluxos de trabalho padronizados e campos obrigatórios, é frequente perderem-se informações críticas. Um instalador pode documentar minuciosamente o acesso elétrico enquanto outro se esquece completamente. Uma equipa pode tirar excelentes fotografias de referência enquanto outra capta apenas algumas imagens desfocadas.

Esta incoerência cria riscos para os gestores de projeto, as equipas de produção e os instaladores a jusante.

Sem supervisão em tempo real

Em muitas lojas de sinalética, os gestores só descobrem as informações em falta depois de a equipa já ter deixado o local.

Nessa altura, só há más opções:

• Enviar a equipa de volta
• Atrasar a produção
• Adivinhar e esperar pelo melhor

Nenhum dos dois é bom para a rentabilidade.

Os relatórios manuais demoram demasiado tempo

Depois de concluído o inquérito, alguém tem de organizar tudo num relatório utilizável.

Isso significa muitas vezes:

• Mudar o nome das fotografias
• Notas de reconstrução
• Formatação de PDFs
• Redigir resumos
• Carregar ficheiros manualmente

O que deveria ser um simples processo operacional transforma-se em horas de trabalho administrativo.

Os erros de inspeção do local são dispendiosos

A indústria da sinalética já opera com margens apertadas, especialmente quando se trata de mão de obra, equipamento, combustível, licenças e programação da instalação.

Um mau estudo do local pode criar:

• Retrabalho
• Resíduos de materiais
• Custos adicionais de mão de obra
• Extensões de aluguer de equipamento
• Atraso na abertura de clientes
• Perda de tempo de instalação

Para projectos maiores, os erros podem tornar-se extremamente dispendiosos muito rapidamente.

É por isso que cada vez mais empresas de sinalização estão a investir em software de levantamento digital de locais concebido especificamente para fluxos de trabalho de instalação de sinalização.

Como deve ser um processo moderno de levantamento do local de sinalização

Um fluxo de trabalho moderno de inspeção do local de instalação de sinais deve realizar várias coisas ao mesmo tempo:

Normalizar o processo

Todos os instaladores e técnicos de inspeção devem seguir o mesmo fluxo de trabalho estruturado.

Os diferentes tipos de sinais devem ter diferentes modelos de inquérito:

• Letras do canal
• Sinais de monumento
• Gráficos de janelas
• Murais de parede
• Sinalização ADA
• Sinalização direcional
• Sinais de poste
• Ecrãs LED

A normalização melhora a coerência e reduz a perda de informação.

Capturar tudo num só lugar

Um fluxo de trabalho moderno deve ser centralizado:

• Medições
• Fotos
• Notas
• Listas de controlo
• Mapas do sítio
• Informação ao cliente
• Detalhes da instalação

Em vez de terem de fazer malabarismos com várias aplicações desconexas, as equipas devem trabalhar a partir de uma única plataforma.

Permitir a visibilidade em tempo real

Os gestores devem poder analisar o progresso do inquérito enquanto as equipas ainda estão no local.

Desta forma, as informações em falta podem ser detectadas imediatamente em vez de horas ou dias mais tarde.

Gerar relatórios profissionais automaticamente

Os relatórios dos inquéritos não devem exigir horas de montagem manual.

Um fluxo de trabalho moderno deve organizar automaticamente as informações em documentação clara e profissional que possa ser partilhada internamente ou com os clientes.

Trabalhar facilmente no terreno

Os instaladores não estão sentados atrás de secretárias. Eles estão:

• Em escadas
• Em camiões-caçamba
• Nos estaleiros de construção
• Trabalhar ao ar livre
• Gestão de horários sensíveis ao fator tempo

O software deve ser rápido, compatível com dispositivos móveis e fácil de utilizar em condições reais de estaleiro.

Porque é que os criadores de formulários genéricos não são suficientes

Algumas lojas de sinalética tentam melhorar os seus fluxos de trabalho utilizando ferramentas como o Jotform ou o Google Forms.

Embora estas ferramentas sejam melhores do que apenas o papel, continuam a criar limitações porque não foram concebidas especificamente para fluxos de trabalho de instalação de sinalética.

Os construtores de formulários genéricos normalmente não têm:

• Modelos específicos de sinais
• Listas de controlo centradas na instalação
• Supervisão da gestão em tempo real
• Organização estruturada de fotografias
• Funcionalidade de mapeamento de sítios
• Validação do fluxo de trabalho
• Permissões da equipa
• Acompanhamento do progresso do inquérito
• Relato integrado

Por outras palavras, resolvem apenas uma parte do problema.

Os fluxos de trabalho de instalação de sinalética são únicos. Requerem ferramentas concebidas especificamente para as realidades da produção e instalação de sinalética.

Uma maneira melhor: SAi OnSite

SAi OnSite foi criado especificamente para modernizar os inquéritos no local para a instalação de sinalética. Em vez de depender de ferramentas desconectadas, o OnSite cria um fluxo de trabalho digital centralizado concebido para lojas de sinalização, instaladores, equipas de levantamento e gestores de projeto.

Com o OnSite, as empresas de sinalização podem:

• Normalizar os fluxos de trabalho dos inquéritos
• Capturar medições, notas e fotografias digitalmente
• Criar modelos personalizados para diferentes tipos de sinais
• Monitorizar o progresso do inquérito em tempo real
• Gerar relatórios profissionais automaticamente
• Melhorar a comunicação entre as equipas de campo e as equipas do escritório
• Reduzir as viagens de regresso e os erros de instalação
• Manter todos os dados do inquérito organizados num único local

Ao contrário das aplicações genéricas, o OnSite foi concebido em função das necessidades específicas das equipas de instalação de sinais.

As caraterísticas incluem:

• Otimização para telemóveis e tablets
• Integração do plano do sítio
• Carregamento de fotografias em tempo real
• Validação da lista de controlo
• Gestão de equipas e permissões
• Fluxos de trabalho de relatórios estruturados

Para os proprietários de lojas de sinalética, as vantagens são tanto operacionais como técnicas.

Um melhor processo de inspeção do local significa:

• Menos erros
• Instalações mais rápidas
• Comunicação mais profissional com o cliente
• Melhor responsabilização interna
• Redução do desperdício de mão de obra
• Maior rendibilidade

Também cria um fluxo de trabalho mais escalável para empresas de sinalização em crescimento que gerem maiores volumes de instalação.

Transformar os inquéritos no local numa vantagem competitiva

Durante anos, muitas empresas de sinalização consideraram os inquéritos às instalações como uma parte aborrecida mas inevitável do trabalho.

Mas as lojas que adoptaram os fluxos de trabalho digitais estão a começar a tratar os inquéritos aos locais de forma diferente.

Eles vêem-nos como:

• Um processo de controlo de qualidade
• Uma ferramenta de rentabilidade
• Uma vantagem para a experiência do cliente
• Uma melhoria da gestão de projectos
• Uma forma de escalar as operações de forma mais eficaz

Quando as informações do inquérito são exactas, organizadas e imediatamente acessíveis, tudo a jusante melhora:

• Conceção
• Produção
• Autorização
• Programação
• Instalação
• Comunicação com o cliente

E numa indústria competitiva em que os prazos e as margens são importantes, a eficiência operacional torna-se um verdadeiro fator de diferenciação.

O futuro dos fluxos de trabalho de instalação de sinalética

Na última década, a indústria da sinalética modernizou-se drasticamente em termos de design, impressão, encaminhamento e tecnologia de produção.

No entanto, muitas lojas de sinalética continuam a fazer os levantamentos de locais da mesma forma que faziam há anos.

Isso está a mudar.

À medida que mais empresas avançam para fluxos de trabalho digitais, processos padronizados e colaboração no terreno em tempo real, os inquéritos no local estão a tornar-se uma parte fundamental da modernização operacional.

As lojas de sinalética que se modernizarem agora terão provavelmente uma grande vantagem:

• Eficiência
• Exatidão
• Escalabilidade
• Satisfação do cliente
• Rentabilidade

E essas vantagens começam antes mesmo do início da fabricação.

Começam com o estudo do local.

Comece a simplificar os seus inquéritos de sites

Se a sua loja de sinalética ainda depende de formulários em papel, folhas de cálculo, aplicações desconexas ou fotografias dispersas, pode ser altura de repensar o seu fluxo de trabalho.

SAi OnSite oferece às empresas de sinalização uma melhor forma de gerir os inquéritos no local para a instalação de sinalização com um fluxo de trabalho centralizado e compatível com dispositivos móveis, criado especificamente para a indústria da sinalização.

Quer seja uma pequena loja de sinalização local ou uma equipa de instalação de uma grande empresa, o OnSite ajuda a reduzir erros, melhorar a comunicação, padronizar fluxos de trabalho e poupar tempo valioso.

O melhor de tudo é que é totalmente gratuito para experimentar.

Comece a usar o SAi OnSite hoje mesmo e veja como o seu fluxo de trabalho de instalação de sinalização pode ser muito mais fácil.