Il modo migliore per gestire i sopralluoghi per l'installazione della segnaletica

Quando si tratta di installare un'insegna, poche fasi sono più importanti del sopralluogo. Sia che si tratti di installare insegne per negozi, insegne monumentali, lettere di canali, grafica murale, segnaletica direzionale o pacchetti di rebranding nazionale, la qualità del sopralluogo spesso determina se il progetto si svolge senza intoppi o se diventa un costoso grattacapo.

Eppure, nonostante l'importanza dei sopralluoghi, molti negozi di insegne si affidano ancora a flussi di lavoro obsoleti basati su moduli cartacei, foto sparse, fogli di calcolo, e-mail e applicazioni scollegate. Il risultato è spesso confusione, dettagli mancati, viaggi di ritorno non necessari, ritardi nell'installazione e margini di profitto in calo.

La realtà è semplice: migliori indagini sul sito portano a migliori installazioni di segnaletica.

Le aziende produttrici di insegne moderne cominciano a rendersi conto che i sopralluoghi non sono solo un'attività necessaria. Sono uno dei processi operativi più importanti dell'intero flusso di lavoro della produzione di insegne. Un sopralluogo ben eseguito migliora la comunicazione tra i team di vendita, i project manager, i progettisti, i costruttori, gli installatori e i clienti. Inoltre, aiuta a prevenire costosi errori prima che i materiali vengano prodotti o che le squadre di installazione arrivino sul posto.

E ora, gli strumenti digitali progettati specificamente per i rilievi in loco per l'installazione della segnaletica stanno cambiando il modo in cui i negozi di insegne si approcciano a questo processo.

Perché i sopralluoghi sono importanti nel settore della segnaletica

Ogni installazione di successo della segnaletica inizia con informazioni accurate raccolte sul campo.

Un sopralluogo per l'installazione della segnaletica aiuta a determinare:

• Misure esatte
• Condizioni di montaggio
• Accesso elettrico
• Materiali di superficie
• Problemi di visibilità
• Limiti di accesso
• Considerazioni sul codice locale
• Requisiti dell'apparecchiatura di installazione
• Ostacoli ambientali
• Problemi di sicurezza

Senza queste informazioni, i negozi di segnaletica tirano a indovinare.

Anche piccoli errori durante un sopralluogo possono creare grossi problemi a valle. Una misura mancante può significare che un'insegna fabbricata non si adatta correttamente. Un'ipotesi elettrica errata potrebbe ritardare l'installazione. Le condizioni del sito non adeguatamente documentate possono costringere le squadre a fare ulteriori viaggi, aumentando i costi di manodopera e frustrando i clienti.

Secondo i professionisti del settore intervistati da Segni dei tempi, I sopralluoghi mal eseguiti possono distruggere rapidamente i margini di profitto e creare gravi inefficienze operative.

Per molte aziende produttrici di insegne, soprattutto quelle che gestiscono più installazioni alla settimana, il costo degli errori di rilievo si accumula rapidamente:

• Rotoli di camion aggiuntivi
• Ristampa o rigenerazione
• Ritardo nelle installazioni
• Lavoro straordinario
• Insoddisfazione del cliente
• Perdita di affari futuri
• Complicazioni legate ai permessi
• Riprogrammazione dell'installazione

In alcuni casi, un singolo dettaglio mancato può costare centinaia o addirittura migliaia di dollari.

Per questo motivo i negozi di insegne professionali trattano sempre più spesso il processo di sopralluogo come una funzione operativa fondamentale piuttosto che come un ripensamento.

Cosa fa ancora oggi la maggior parte dei negozi di insegne

Nonostante i progressi della tecnologia, molte aziende di segnaletica conducono ancora indagini sul sito utilizzando metodi che sono rimasti invariati da decenni.

Il flusso di lavoro tradizionale è di solito simile a questo:

• Appunti scritti a mano su carta o cartoncini
• Misure inserite manualmente nei fogli di calcolo
• Foto archiviate separatamente sui telefoni
• Messaggi di testo tra installatori e responsabili
• Moduli di indagine creati in Excel o Word
• File inviati via e-mail tra i vari reparti
• Costruttori di moduli generici come Jotform usati come soluzioni temporanee
• Note caricate a posteriori nel software di gestione del progetto

Anche i flussi di lavoro più “moderni” discussi nelle pubblicazioni del settore spesso si basano su una combinazione disomogenea di applicazioni e strumenti piuttosto che su una vera e propria soluzione di rilevamento del sito end-to-end.

Alcuni negozi di insegne utilizzano:

• Jotform
• Moduli di Google
• Notabilità
• Buone note
• AziendaCam
• Fogli di calcolo Excel
• Cartelle Dropbox
• Unità condivise
• App per prendere appunti su iPad

Sebbene questi strumenti possano migliorare alcune parti del processo, non sono stati creati specificamente per i rilievi dei siti di installazione dei cartelli.

Questo crea grossi problemi.

I maggiori problemi dei flussi di lavoro tradizionali per i rilievi sul sito

Informazioni disorganizzate

Uno dei problemi più comuni dei tradizionali flussi di lavoro per il sopralluogo è che le informazioni finiscono per essere disperse in più sistemi.

Le foto vivono sui telefoni.
Le misure vivono in fogli di calcolo.
Gli appunti vivono sulla carta.
I dettagli del progetto vengono inviati via e-mail.
Gli aggiornamenti avvengono tramite messaggi di testo.

Quando i team devono fare riferimento alle informazioni in un secondo momento, perdono tempo prezioso a cercare i dettagli.

Questa disorganizzazione diventa ancora più grave nel caso di programmi di segnaletica per più sedi o di progetti di rebranding aziendale, dove la coerenza è essenziale.

Qualità incoerente delle indagini

Non tutti gli installatori o i tecnici addetti ai rilievi raccolgono le informazioni nello stesso modo.

Senza flussi di lavoro standardizzati e campi obbligatori, le informazioni critiche spesso sfuggono. Un installatore può documentare accuratamente l'accesso all'impianto elettrico mentre un altro se ne dimentica completamente. Una squadra può scattare foto di riferimento eccellenti mentre un'altra cattura solo alcune immagini sfocate.

Questa incoerenza crea rischi per i project manager, i team di produzione e gli installatori a valle.

Nessuna supervisione in tempo reale

In molti negozi di segnaletica, i responsabili scoprono le informazioni mancanti solo dopo che la squadra ha già lasciato il cantiere.

A quel punto, ci sono solo opzioni negative:

• Rimandare indietro l'equipaggio
• Ritardo nella produzione
• Indovinare e sperare per il meglio

Nessuna delle due cose è positiva per la redditività.

I rapporti manuali richiedono troppo tempo

Una volta completato il sondaggio, qualcuno deve ancora organizzare tutto in un rapporto utilizzabile.

Questo spesso significa:

• Rinominare le foto
• Note sulla ricostruzione
• Formattazione dei PDF
• Scrivere riassunti
• Caricamento manuale dei file

Quello che dovrebbe essere un semplice processo operativo si trasforma in ore di lavoro amministrativo.

Gli errori nei sopralluoghi sono costosi

L'industria della segnaletica opera già con margini ristretti, soprattutto se si considerano la manodopera, le attrezzature, il carburante, le autorizzazioni e la programmazione dell'installazione.

Un cattivo sopralluogo può creare:

• Rielaborazione
• Rifiuti di materiale
• Costi di manodopera aggiuntivi
• Estensioni del noleggio di attrezzature
• Ritardo nell'apertura dei clienti
• Tempo di installazione perso

Per i progetti più grandi, gli errori possono diventare estremamente costosi molto rapidamente.

Per questo motivo, un numero sempre maggiore di aziende produttrici di insegne sta investendo in un software di rilevamento digitale del sito progettato specificamente per i flussi di lavoro di installazione delle insegne.

Come dovrebbe essere un moderno processo di rilevamento del sito per la segnaletica

Un moderno flusso di lavoro per il sopralluogo dell'installazione della segnaletica dovrebbe svolgere più cose contemporaneamente:

Standardizzare il processo

Ogni installatore e tecnico di rilevamento dovrebbe seguire lo stesso flusso di lavoro strutturato.

I diversi tipi di cartello devono avere modelli di indagine diversi:

• Lettere del canale
• Cartelli monumentali
• Grafica della finestra
• Murales
• Segnaletica ADA
• Segnaletica direzionale
• Insegne a palo
• Display a LED

La standardizzazione migliora la coerenza e riduce le informazioni mancanti.

Catturare tutto in un unico posto

Un flusso di lavoro moderno deve essere centralizzato:

• Misure
• Foto
• Note
• Liste di controllo
• Mappe del sito
• Informazioni per i clienti
• Dettagli sull'installazione

Invece di destreggiarsi tra più applicazioni scollegate, i team dovrebbero lavorare da un'unica piattaforma.

Consentire la visibilità in tempo reale

I responsabili devono essere in grado di esaminare i progressi del sondaggio mentre le squadre sono ancora sul posto.

In questo modo, le informazioni mancanti possono essere rilevate immediatamente, anziché ore o giorni dopo.

Generare automaticamente rapporti professionali

I rapporti di indagine non devono richiedere ore di assemblaggio manuale.

Un flusso di lavoro moderno dovrebbe organizzare automaticamente le informazioni in una documentazione chiara e professionale che possa essere condivisa internamente o con i clienti.

Lavorare facilmente sul campo

Gli installatori non sono seduti dietro una scrivania. Lo sono:

• Sulle scale
• In autocarri con benna
• Nei cantieri
• Lavorare all'aperto
• Gestione di programmi sensibili alle scadenze

Il software deve essere veloce, facile da usare in condizioni reali di cantiere.

Perché i costruttori di moduli generici non sono sufficienti

Alcuni negozi di insegne cercano di migliorare i loro flussi di lavoro utilizzando strumenti come Jotform o Google Forms.

Sebbene questi strumenti siano migliori della sola carta, presentano comunque delle limitazioni perché non sono stati creati appositamente per i flussi di lavoro dell'installazione della segnaletica.

I costruttori di moduli generici di solito ne sono privi:

• Modelli specifici per i segni
• Liste di controllo incentrate sull'installazione
• Supervisione gestionale in tempo reale
• Organizzazione strutturata delle foto
• Funzionalità di mappatura del sito
• Convalida del flusso di lavoro
• Autorizzazioni di squadra
• Monitoraggio dell'andamento del sondaggio
• Reporting integrato

In altre parole, risolvono solo una parte del problema.

I flussi di lavoro per l'installazione di insegne sono unici. Richiedono strumenti progettati specificamente per la realtà della produzione e dell'installazione di insegne.

Un modo migliore: SAi OnSite

SAi OnSite è stato creato appositamente per modernizzare i rilievi in cantiere per l'installazione della segnaletica. Invece di affidarsi a strumenti scollegati tra loro, OnSite crea un flusso di lavoro digitale centralizzato progettato per i negozi di insegne, gli installatori, le squadre di rilevamento e i project manager.

Con OnSite, le aziende produttrici di insegne possono:

• Standardizzare i flussi di lavoro delle indagini
• Acquisizione di misure, note e foto in formato digitale
• Creare modelli personalizzati per diversi tipi di cartelli
• Monitorare l'andamento dell'indagine in tempo reale
• Generare automaticamente rapporti professionali
• Migliorare la comunicazione tra le squadre sul campo e quelle in ufficio.
• Riduzione dei viaggi di ritorno e degli errori di installazione
• Mantenere tutti i dati dell'indagine organizzati in un unico posto

A differenza delle applicazioni generiche, OnSite è stato progettato in base alle esigenze specifiche dei team di installazione di insegne.

Le caratteristiche includono:

• Ottimizzazione per dispositivi mobili e tablet
• Integrazione del piano del sito
• Caricamento di foto in tempo reale
• Convalida della lista di controllo
• Gestione dei team e dei permessi
• Flussi di lavoro strutturati per il reporting

Per i proprietari di negozi di insegne, i vantaggi sono sia operativi che tecnici.

Un migliore processo di sopralluogo significa:

• Meno errori
• Installazioni più rapide
• Comunicazione con i clienti più professionale
• Migliore responsabilità interna
• Riduzione degli sprechi di manodopera
• Maggiore redditività

Inoltre, crea un flusso di lavoro più scalabile per le aziende di insegne in crescita che gestiscono volumi di installazione maggiori.

Trasformare le indagini sul sito in un vantaggio competitivo

Per anni, molte aziende produttrici di insegne hanno considerato i sopralluoghi come una parte noiosa ma inevitabile del lavoro.

Ma i negozi che abbracciano i flussi di lavoro digitali iniziano a trattare i sopralluoghi in modo diverso.

Li vedono come:

• Un processo di controllo della qualità
• Uno strumento di redditività
• Un vantaggio per l'esperienza del cliente
• Un miglioramento della gestione del progetto
• Un modo per scalare le operazioni in modo più efficace

Quando le informazioni di indagine sono accurate, organizzate e immediatamente accessibili, tutto ciò che sta a valle migliora:

• Design
• Produzione
• Autorizzazione
• Programmazione
• Installazione
• Comunicazione con il cliente

In un settore competitivo, dove le tempistiche e i margini sono importanti, l'efficienza operativa diventa un vero e proprio elemento di differenziazione.

Il futuro dei flussi di lavoro per l'installazione della segnaletica

Nell'ultimo decennio il settore della cartellonistica si è notevolmente modernizzato per quanto riguarda la tecnologia di progettazione, stampa, instradamento e produzione.

Ma molti negozi di cartellonistica continuano a gestire i sopralluoghi come facevano anni fa.

La situazione sta cambiando.

Poiché sempre più aziende si orientano verso flussi di lavoro digitali, processi standardizzati e collaborazione sul campo in tempo reale, i sopralluoghi stanno diventando una parte fondamentale della modernizzazione operativa.

I negozi di insegne che si modernizzano ora avranno probabilmente un grande vantaggio:

• Efficienza
• Precisione
• Scalabilità
• Soddisfazione del cliente
• Redditività

E questi vantaggi iniziano prima che la fabbricazione abbia inizio.

Si inizia con il sopralluogo.

Iniziate a semplificare le vostre indagini sul sito

Se il vostro negozio di insegne si affida ancora a moduli cartacei, fogli di calcolo, applicazioni scollegate o foto sparse, potrebbe essere il momento di ripensare il vostro flusso di lavoro.

SAi OnSite offre alle aziende produttrici di insegne un modo migliore per gestire i sopralluoghi per l'installazione della segnaletica, grazie a un flusso di lavoro centralizzato e mobile-friendly costruito appositamente per il settore della segnaletica.

Che si tratti di un piccolo negozio di insegne locali o di un grande team di installazione aziendale, OnSite aiuta a ridurre gli errori, a migliorare la comunicazione, a standardizzare i flussi di lavoro e a risparmiare tempo prezioso.

E soprattutto, è completamente gratuito da provare.

Iniziate a usare SAi OnSite oggi stesso e vedrete come il vostro flusso di lavoro per l'installazione della segnaletica sarà molto più fluido.